Як створити збалансовану систему показників: дев’ять кроків до успіху

Розробка системи стратегічного планування та управління на основі збалансованої системи показників дає організаціям можливість «з’єднати точки» між різними компонентами стратегічного планування, бюджетування, операційним управлінням; це означає, що буде видимий зв’язок між повсякденними операціями, вимірюваннями, які використовуються для відстеження успіху, стратегічними цілями, які намагається досягти організація, і місією, баченням і стратегією організації в цілому.

Цей підхід спрямований більше на залучення працівників до трансформації організації та підвищення ефективності, ніж просто на вимірювання ефективності. Зрештою, менеджери та керівники можуть використовувати систему збалансованих показників, щоб допомогти визначити стратегію, згуртувати організацію навколо цієї стратегії та досягти того, чого організація хоче досягти.

План програми Дев’ять кроків до успіху 

Крок 1: Оцінка

Дуже важливо, щоб перед тим, як організація плануватиме своє майбутнє, був певний консенсус щодо поточного стану справ. Під час етапу оцінювання завершується аналіз поточного внутрішнього та зовнішнього середовища. У рамках цього кроку організація розробляє або повторно перевіряє стратегічні елементи високого рівня (наприклад, місію, бачення, цінності, оцінки ринку, чинники та виклики, первинний і вторинний аналіз потреб клієнтів/зацікавлених сторін та інші), необхідні для контексту у формулюванні стратегії .

Крок 2: Стратегія

Спираючись на оцінку, організації формулюють/уточнюють стратегію на кроці «Стратегія». Розробка стратегії включає розробку або уточнення вашої ціннісної пропозиції для клієнта, візуалізують стратегію за допомогою стратегічного профілю та розкладання стратегічного напряму високого рівня на три-чотири стратегічні теми (або цілі). Стратегічні теми – це ті основні напрямки, у яких організація має досягти успіху, щоб виконати свою місію та досягти свого бачення, враховуючи чинники, які вона може використати, виклики, які вона має подолати, і пропозицію цінності для споживача, яку вона має реалізувати.

Крім того, організації розглядаються як зсередини, так і зовні через лінзи або перспективи , які окреслюють організацію як систему визначених елементів і можливостей, які працюють разом. Один із характерних компонентів оригінальної збалансованої системи показників, назви чотирьох точок зору дещо відрізнятимуться (залежно від типу організації) від оригінального плану: фінанси, клієнт/зацікавлена ​​сторона, внутрішні процеси та організаційна спроможність (або навчання та зростання). У поєднанні стратегічні теми та перспективи формують і визначають інтегровану стратегію.

Крок 3: Стратегічні цілі

На кроці «Стратегічні цілі» розробляються будівельні блоки стратегії. Стратегічні цілі є стрижнею успішного стратегічного планування та системи управління та є ключем до реалізації стратегії. Цілі — це якісні дії (результати) постійного вдосконалення, які мають вирішальне значення для успіху стратегії. Цілі спочатку розробляються на рівні стратегічної теми, а потім об’єднуються, щоб сформувати цілі на рівні організації.

Крок 4: Складання стратегії

На етапі «Стратегічні цілі» розробляються будівельні блоки стратегії. Стратегічні цілі є основою успішного стратегічного планування та системи управління та ключем до реалізації стратегії. Розробляються стратегічні карти для кожної теми, щоб забезпечити повну стратегію для досягнення кожного стратегічного результату. Потім вони об’єднуються в остаточну організаційну стратегічну карту. Стратегічна карта — це графіка, яка показує причинно-наслідкові зв’язки цілей у чотирьох точках зору, розповідаючи про те, як організація досягне бажаних результатів.

Крок 5: Показники ефективності

Показники ефективності (KPI) мають вирішальне значення для відстеження прогресу стратегії організації. На зображенні нижче показано зв’язки між різними типами показників ефективності. Оперативні заходи зосереджені на використанні ресурсів, процесів і виробництва (виходу). Ці заходи «забезпечують» результати, яких хоче бізнес, причому деякі результати є більш проміжними, ніж інші, кінцеві результати. Наш процес вивчає ці відносини, тож ви можете визначити найбільш значущі показники результатів, щоб визначити, чи ведуть ваші дії до бажаних стратегічних результатів.

Показники ефективності розробляються для кожної з цілей на стратегічній карті. Наголос на цьому етапі робиться на тому, щоб допомогти вам розробити критичні випереджаючі та відстаючі заходи, необхідні для управління виконанням стратегії.

Крок 6: Стратегічні ініціативи

На етапі «Стратегічні ініціативи» розробляються, визначаються пріоритети та впроваджуються проекти, які мають вирішальне значення для успіху стратегії. Ініціативи допомагають усунути прогалини в продуктивності для досягнення цілей. Важливо зосередити організацію на виконанні найбільш пріоритетних стратегічних проектів, а не на створенні довгого списку потенційних дій і проектів. Без цього дисциплінованого фокусу організаціям важко реалізувати свою стратегію.

Розгортання системи показників: інтеграція кроків з 1 по 6

Після завершення кроку 6 система показників на рівні організації готова до розгортання для співробітників. Мета цієї частини процесу полягає в тому, щоб створити більше внутрішніх прихильників системи і побудувати коаліцію співробітників, щоб почати мислити більш стратегічно та використовувати систему для кращого прийняття рішень. Графік збалансованої системи показників, наведений нижче, є ключовим результатом і об’єднує всі стратегічні елементи формулювання стратегії та планування в одному простому для розуміння виді, який стає серцевиною процесу донесення стратегії організації до всіх співробітників. Це односторінковий документ, який розповідає історію створення цінності, підсумовуючи стратегію організації в простому та зручному форматі.

Крок 7: Аналіз продуктивності

На етапі аналізу ефективності дані перетворюються на доказові знання та розуміння. Ефективний аналіз допомагає людям приймати кращі рішення, які сприятимуть кращим стратегічним результатам. Цей крок зосереджений на вимірюванні та оцінці ефективності, щоб визначити, що працює добре, а що ні, вжити заходів для виправлення та стати високоефективною організацією.

Крок 8: Вирівнювання

На етапі узгодження стратегія перетворюється з того, про що турбуються лише керівники, на те, що підтримується всіма шляхом каскадування корпоративної стратегії високого рівня спочатку на бізнес-підрозділи та підрозділи підтримки, а потім на окремих співробітників. На етапі вирівнювання створюються картки показників для бізнес-підрозділів і підрозділів підтримки, а також індивідуальні картки показників для кожного працівника чи команди.

Каскадування повідомляє, як стратегія рівня організації (рівень 1) підтримується стратегією відділу/підрозділу (рівень 2), а потім, зрештою, як співробітники або команди (рівень 3) роблять внесок у стратегію за допомогою конкретних дій, проектів і завдань.

Крок 9: Оцінка

Оцінка – це можливість переглянути та оновити. Під час цього кроку лідери та менеджери оцінюють, наскільки добре організація досягла бажаних результатів і наскільки система стратегічного управління покращує комунікації, узгодження та продуктивність. Це гарантує, що система стратегічного планування та управління є динамічною та включає в себе постійне вдосконалення повсякденних операцій та управління.