Помилки внутрішніх аудиторів-початківців і як їх виправити

Усі люди — це істоти, які змінюються відповідно до навколишнього середовища та обставин, які, сподіваємося, ростуть і розвиваються разом із досвідом, зокрема своїм досвідом роботи. Але всі процесії повинні з чогось починатися. Мабуть, всі пам’ятають перші дні кар’єри, коли навпомацки пробиралися через те, що потрібно і чого не можна робити, збираючи по шматочкам досвід та повільно вивчаючи зв’язки.

Внутрішні аудитори, звичайно, нічим не відрізняються. Але ця крива навчання може бути крутою і більшість новоспечених аудиторів сподіваються на швидкий прогрес. Очищення коментарів, залишених нашими босами, вивчення минулорічної роботи для створення основи для цьогорічного порядку денного та проходження обов’язкових курсів професійного розвитку роблять метаморфозу від новачка до досвідченого внутрішнього аудитора надзвичайно швидким життєвим циклом.

Неможливо уникнути молодості та недосвідченості, але є деякі типові помилки, які можна зробити. Які «помилки», видають новоспеченого аудитора? Коли це просто смішні історії, а коли помилки новачка можуть завдати реальної шкоди? Як ці помилки новачків стають поганими звичками, затримуючи професійний ріст? І, нарешті, що можуть зробити нові внутрішні аудитори сьогодні, щоб створити більш професійний імідж для керівників, колег і зацікавлених сторін аудиту?

Вдавати, що все розумієте

Іронія аудиту полягає в тому, що чим довше ви працюєте в компанії, тим більше у вас виникає питань! Ви дізнаєтесь, скільки саме не знаєте, і це знання про необізнаність накопичується з часом. Інші риси, які розвиваються з досвідом, це здатність визнавати що ви чогось не знаєте і впевнено ставити більше запитань.

Нові аудитори часто відчувають так званий «синдром самозванця» і в результаті роблять неправильний вибір. Якщо ви чогось не розумієте, є три можливі причини.

Перша пояснення полягає в тому, що ви недостатньо розумні, щоб зрозуміти. Це дуже малоймовірно.

Друга, ви не маєте всієї інформації. Це дуже ймовірно!

Третя, під поверхнею щось справді не так. Будь ласка, відпустіть цю невпевненість, яка може змусити вас припустити, що проблема в вас. Підходьте до питань і проблем так, ніби ви просто не володієте всією інформацією (ще!), яку намагаєтеся зрозуміти.

Якщо ви виконуєте цю роботу достатньо довго, ви зрештою виявите проблему. Незалежно від того, чи є основна проблема в тому, що некваліфікований співробітник зробив помилку, чи щось більш мерзенне, як-от приховування шахрайства чи крадіжки, єдиний спосіб зрозуміти це — бути чесним, коли щось не має сенсу. Це призводить до постановки більш цілеспрямованих запитань, копання глибше та показу людині, з якою працюєте, що ви не підете просто так. Я закликаю всіх аудиторів бути впевненими, ставити запитання та продовжувати шукати правду. Професійний скептицизм є важливою навичкою, яку хороші внутрішні аудитори відточують з часом. Тим часом попрацюйте над тим, щоб задавати запитання, коли ви чогось не розумієте, і уникати спокуси відпустити.

Якщо пояснення було там весь час, і хтось повинен був провести вас через це, яка в цьому шкода?

Невміння спілкуватися

Аудитори є одними з небагатьох професіоналів, які повинні вміти спілкуватися з людьми на всіх рівнях організації. Загальною ознакою того, що аудитор новачок, незалежно від того, займає він посаду зовнішнього чи внутрішнього аудитора, є певні труднощі у спілкуванні з іншими. Найпоширенішим типом зриву є випадки, коли аудитори залякані топ-менеджерами. Хоча вище керівництво заслуговує на вашу повагу, він зобов’язаний відповідати на ваші запитання, як і будь-хто інший. Не будьте грубими, але не просто покоряйтеся їм або уникайте їх.

Більш тривожна тенденція, яку я спостерігав, полягає в тому, що внутрішні аудитори зневажливо говорять про працівників на нижчому рівні. Ваш рівень освіти, посада, зарплата чи будь-які інші показники статусу не дають вам права не поважати когось! Насправді аудитори можуть багато чого навчитися у касирів, чи працівників лінії, які забезпечують роботу вашої компанії. Будьте такою людиною, яку люди шукають, коли є проблема. Якщо ви грубі або поблажливі до інших, ви робите собі та своїй аудиторській команді ведмежу послугу.

Я заохочую аудиторів у всьому світі думати про своїх суб’єктів аудиту та інтерв’ю як про людей, а не про позиції в організаційній діаграмі.

Працюючи довше, а не розумніше

Внутрішні аудитори часто трудоголіки, і не за власним бажанням. Для багатьох аудиторів професійна фірма – це місце, де бере початок наша кар’єра. Коли ви новачок у фірмі, ваша роль проста. Вви майже завжди готові працювати. Рано вранці? Звичайно. Пізні вечора? Зичайно. Вихідні? Нема проблем. Такий спосіб життя, пов’язаний лише з роботою і без відпочинку, має деякі дивні наслідки. Аудитори можуть змагатися і навіть засуджувати один одного щодо відпрацьованих годин, годин, які оплачуються, пропущених життєвих подій та інших показників поганого дисбалансу між роботою та особистим життям.

«Я не ходив у магазин за продуктами два тижні!»

“О так? Я вчора не бачив своїх дітей!»

«Ну, я такий зайнятий, що навіть не дивився гру цими вихідними!»

Я не жартую. Я дійсно чув, як люди говорять такі речі. Я також бачив, як люди заходили раніше, щоб усі, хто йде після них, бачили, що їхня машина вже стоїть на стоянці. Це смішно, але водночас божевільно.

Хоча посміятися з такої поведінки цілком нормально, урок полягає в тому, щоб тримати ці почуття та заяви подалі від аудиту. Ніщо так не кричить: «Я новачок у своїй роботі», ніж розповісти будь-кому, хто хоче слухати, скільки часу ви витрачаєте на це. Хоча бідолахи за ваших тих самих обставин можуть бути вражені тим, як мало ви спите, я можу вас запевнити, ваші клієнти внутрішнього аудиту – ні.

Я був безглуздим новим аудитором, який вихвалявся своєю нестачею сну та життям, позбавленим відпочинку. Також я був клієнтом з іншого боку, якому більше не потрібно цього робити. Ми не хочемо цього чути. Це нудно людям поза вашою бульбашкою. Ми хочемо, щоб ви були пильними, нагодованими, відпочилими та добре справлялися зі своєю роботою. Це дозволить зробити роботу — і ви підете — швидше. Ми хочемо, щоб ви не страждали, тому що… ну, тому що ми не монстри!

Я вибирав зовнішніх аудиторів і консультантів, але внутрішні аудитори також демонструють таку поведінку. Якщо оплачувані години не є метою, очікується, що ви будете виконувати свою роботу протягом звичайного робочого часу. Регулярна робота ввечері, у вихідні та святкові дні — і вимагати цього від свого персоналу, якщо ви займаєте керівну посаду — може знизити моральний дух команди, спричинити плинність кадрів і створити напругу. Навіть гірше, це може змусити інших запитати, чому ви не можете робити справи в робочий час. Хороші менеджери люблять вислів: «Працюй розумніше, а не більше!»

Не говоріть про свою трудову етику, покажіть це. Працюйте з цілеспрямованістю та терміновістю, своєчасно надсилайте звіти, підтримуйте свою електронну пошту чистою та актуальною та швидко відповідайте на запити. Час від часу ви будете напружувати м’язи трудоголіка та витрачати трохи понаднормово, щоб впоратися з надзвичайними ситуаціями чи в терміни. Робіть так із задоволенням і з почуттям гордості, що у вас хороша робота.

У мене є чудова ідея: перевірте більше!

Аудитори, які новачки в грі, часто прагнуть довести свою цінність. Зовнішні аудитори зазвичай зустрічаються з внутрішніми аудиторами протягом усього завдання з багатьох причин. Коли я був на стороні клієнта, я почав помічати, що деякі зовнішні аудитори, консультанти та навіть перевіряючі регулятори рекомендували нам перевіряти більше!

Ого, чудова ідея, хлопці. Ніколи раніше нам не приходило в голову!

Чи думав я про це, коли я був новим зовнішнім аудитором? Так, точно. Це була моя власна незрілість і недосвідченість. Працюючи, ви розумієте, що час і ресурси завжди обмежені, і кожна команда внутрішнього аудиту робить важкий вибір. Ставити під сумнів, чому аудитори не взялися за проект, який би стосувався саме того, про що ви думаєте в будь-який момент, означає поставити під сумнів увесь їхній план аудиту.

До того часу, як я обійняв керівну посаду, після того, як багато разів проводив цю безглузду дискусію, я почав поводитися з собою по-іншому. Кожного разу, коли зовнішній аудитор, консультант або перевіряючий починав думати «чому ви не…?», я б домовився про приватну зустріч. Я б роздрукував план аудиту (щоб потім міг його подрібнити), провів їх через розробку та розподіл годин, і дозволив їм самим побачити, наскільки тонка грань ми йдемо. Вони, як правило, прийшли з цієї зустрічі з новим розумінням важкого вибору, який повинні зробити аудитори, і, як наслідок, мали б більше поваги та довіри до аудиторської групи. Чи погодяться вони з усіма моїми виборами? Ні, звичайно ні! Але як лідер я захищатв свої рішення та допомагати іншим зрозуміти процес.

Недосвідчені внутрішні аудитори можуть поставити під сумнів цей процес і можуть отримати вигоду з точки зору більш досвідченого аудитора. Якщо ви новачок у групі внутрішнього аудиту, ви, ймовірно, маєте певну думку про свого начальника та рішення, які він ухвалив. Ймовірно, відбувається більше, ніж ви знаєте. Дивіться, вчіться та будьте відкритими. Лідери, не просто вказуйте своєму персоналу, що робити. Навчіть їх, як створюється план аудиту, запитайте їхні відгуки та заробіть їхню підтримку.

Це навряд чи вичерпний список. Починаючи нову роботу у зовнішньому чи внутрішньому аудиті, потрібно багато чого навчитися, і ви зробите багато помилок. Я, звичайно, зробив. Робота може здатися складною, а на пагорб важко піднятися, але ви досягнете її. Ви зберете частинки мудрості, виправите свої ранні помилки та навчитеся на своїх помилках. Невдовзі ви побачите рухи новачків, які роблять нові внутрішні аудитори.