Аудит відповідності: типи, правила та процеси

У будь-якому виді бізнесу завжди є певний набір правил, яких необхідно дотримуватися. Ці правила часто необхідні для забезпечення безпеки та законності функцій, продуктів і послуг підприємства. Наприклад, принципи HACCP, які використовуються на харчових підприємствах, забезпечують безпеку харчових продуктів протягом усього процесу виробництва.

З огляду на це, забезпечити належне дотримання цих правил нелегке завдання. У таких випадках багато організацій проводять аудити відповідності, які можуть перевірити дотримання встановлених критеріїв і вказівок.

Що таке аудит відповідності?

Аудит відповідності — це незалежна перевірка дотримання компанією різноманітних законодавчих, регулятивних інструкцій, правил безпеки та інших інструкцій. Ці типи аудиту в першу чергу зосереджуються на ефективності внутрішніх процесів організації та на тому, наскільки вони відповідають правовим нормам.

Немає чітких вказівок щодо аудиту відповідності, і вони можуть змінюватися залежно від різних факторів. Наприклад, внутрішні відділи можуть перевірятися внутрішніми сторонами, тоді як великі організації можуть вибирати зовнішній аудит. Через це існує кілька типів аудитів відповідності, які дотримуються різних стандартів відповідності.

Види аудиту відповідності

Деякі з найпоширеніших стандартів, яких дотримуються під час аудиту відповідності:

• Нарахування заробітної плати

Аудит нарахування заробітної плати проводиться, щоб переконатися, що підприємство дотримується колективних договорів. Це переговори, які були встановлені для регулювання умов найму в конкретній організації або на робочому місці.

• Людські ресурси (HR)

Аудити відповідності людських ресурсів складаються з багатьох інших підвидів залежно від конкретних місцевих законів і правил. При цьому вони в першу чергу перевіряють, чи фірма веде належну документацію працівників і дотримується місцевого трудового законодавства.

• ISO 14001

Міжнародна організація стандартів (ISO) — це організація, відповідальна за розробку міжнародних стандартів для багатьох видів діяльності та процесів. Одним із таких стандартів є ISO 14001, який встановлює конкретні вказівки для системи управління навколишнім середовищем фірми, щоб мінімізувати негативний вплив їх діяльності.

Аудити на відповідність стандарту ISO 14001 є важливими для обмеження негативного впливу діяльності підприємства на навколишнє середовище. Щоб залишатися сертифікованим за стандартом ISO 14001, підприємство має пройти початковий аудит, а також регулярні аудити технічного обслуговування.

Процедури аудиту відповідності

Більшість аудитів відповідності включають запис і перевірку різних факторів, щоб переконатися, що вони відповідають встановленим критеріям. Через це процедури аудиту відповідності часто є досить складними та складаються з різних етапів, які можуть ефективно охопити всі відповідні аспекти. 

Основними етапами більшості процедур аудиту відповідності є:

1. Зверніться до аудитора

Перед проведенням аудиту відповідності організація зв’яжеться з аудиторами. Це робиться для того, щоб переконатися, що обраний аудитор має необхідні навички та досвід для проведення аудиту. У деяких випадках це включатиме звернення до акредитованих аудиторських фірм, які потім призначатимуть різні групи аудиторів відповідно до вимог.

2. Деталі пропозиції

Після цього аудитор надішле пропозицію з основними деталями до компанії чи організації, яка підлягає аудиту.

3. Прийняття

Після того, як пропозиція буде прийнята, аудитор передає керівні принципи та процедури аудиту компанії. Разом з цим вони також можуть надіслати підготовчі заходи, такі як контрольний список, який може використовуватися компанією для проведення аудиту. Це залежить від кожного конкретного випадку, оскільки аудитори також можуть приховувати певні деталі.

4. Аудит

Потім аудит проводиться особисто або в будь-якій формі спілкування, доступній як для аудитора, так і для компанії. Цей крок передбачає реєстрацію та перевірку дотримання компанією встановлених критеріїв. Таким чином, залежно від типу комплаєнс-аудиту, він може варіюватися від опитування працівників до перевірки фінансової документації.

5. Звіт 

Нарешті, після завершення аудиту аудитор готує звіт і надсилає його компанії. Залежно від типу аудиту це може бути звичайне схвалення або проходження аудиту, тоді як деякі аудити вимагають детальних звітів із рекомендаціями та аргументацією. 

Якщо компанія не пройшла перевірку відповідності, їй часто надається час для виправлення, який вона може використати для вирішення проблем.