Готуєтеся до віддаленого аудиту ISO? | Керівництво з підготовки в 5 кроків

Нове середовище, в якому ми зараз живемо, вплинуло на нашу галузь управління якістю. Віддалена робота/гнучка робота — це нова норма. На щастя, наша галузь завжди адаптувалася з метою допомогти компаніям продовжувати надавати послуги та продукти по всьому світу. У той же час ми також підтримуємо дійсність наших сертифікатів ISO та проводимо аудити віддалено.

Сучасні часи змушують організації переосмислювати та робити речі по-іншому. Багато людей вважають, що аудитори не можуть бути справді ретельними, якщо вони не перебувають перед документом, аудиторією чи групою людей. Але аудитори можуть проводити перевірки дистанційно і при цьому бути ретельними.

Перш ніж запланувати віддалений аудит, вам потрібно зрозуміти переваги та недоліки віддаленого аудиту ISO. Прочитавши їх, вирішіть, чи підходить віддалений аудит вашому бізнесу. Якщо це так, перейдіть до нашого посібника з 5 кроків, щоб підготуватися до аудиту ISO.

Переваги віддаленого аудиту ISO

Витрачається менше часу, швидше переходимо в режим аудиту

Коли аудитор приїжджає на місце, тонкощі забирають час. Питання про стан справ, захід у конференц-зал, налаштування комп’ютера чи техніки потребує часу.

Ваші процеси будуть ретельно перевірені

Аудитори запитають ваші документи. Вони переглянуть ваші документи поза аудиторською перевіркою, щоб підготуватися до перевірки або переконатися, що документи відповідають тому, що вони побачили чи почули під час перевірки.

Краще підготовлений

Якщо підготуватися належним чином, ваші власники процесів і команда з якості будуть краще підготовлені, тому що, готуючись до онлайн-аудиту, ви побачите, що ваші власники процесів краще розумітимуть те, що від них потрібно, і швидше зрозуміють, наскільки важливі докази заснований процес є.

Зниження витрат

Проведення онлайн-аудитів зменшить витрати на відрядження та навіть той сердечний обід, який ви надасте своїм аудиторам.

Недоліки віддаленого аудиту ISO

Легше пропустити фізичні проблеми

Наприклад, аудитор може не побачити калібрувальну наклейку або потенційну проблему з навколишнім середовищем чи безпекою в компанії.

Ваші документи можуть бути перевірені надмірно

Аудитор може надто довго зосереджуватися на редагуванні документів, а не на перевірці ефективності процесу.

Працівникам, які менш розуміються на комп’ютерах, буде важко

Їм буде складно ввійти в конференц-зв’язок. Їм також може бути важко ділитися документами. Потрібно потренуватися перед проведенням аудиту.

Паперові системи вимагатимуть більше уваги

Якщо у вас немає електронних документів, їх потрібно відсканувати, сфотографувати та надіслати аудитору.

Тепер, переглянувши їх, я впевнений, що дехто з вас хоче запланувати віддалені перевірки, але дехто не буде до цього готовий.

Якщо ви не готові або не впевнені, що дистанційний аудит є достатнім для вашої компанії, обговоріть це з іншими людьми, щоб отримати другу думку. Ви можете будь-коли надіслати нам електронний лист, і ми допоможемо вам прийняти рішення або принаймні надамо більше інформації.

Для тих, хто готовий почати дистанційний аудит, ось 5 професійних порад, як підготуватися до майбутнього віддаленого аудиту:

5 кроків

1. Підготуйтеся до віддаленого аудиту ISO. Які інструменти ми використовуємо?

Як зазвичай, вам потрібно спробувати контролювати перевірку, тому будьте проактивними та виберіть інструмент/додаток для онлайн-конференцій, якому ви віддаєте перевагу, або який зараз використовує ваша компанія (наприклад, Zoom, Skype).
Якщо аудитор надає інструмент для використання, перейдіть до нього, завантажте додаток на свій комп’ютер і протестуйте його. Переконайтеся, що він працює у вашій мережі/системі та що ви можете ним керувати. Вам доведеться навчити інших у вашій організації, як ним користуватися.
Будьте відкритими до використання «відео» для відеоконференцій.
Переконайтеся, що комп’ютерні мікрофони та звук працюють.
Переконайтеся, що люди вправляються з надсиланням своїх документів, скануванням їх за потреби, фотографуванням або знають, як поділитися своїм екраном.
Майте план Б на випадок збою в Інтернеті або якщо не працює оригінальна програма для зустрічей, наприклад Facetime/WhatsApp тощо.
Будьте гнучкими.
Будьте готові бути мобільними, якщо перевірка включатиме екскурсію виробничою зоною, отже, пристрій (пристрої), які використовуватимуться, повинні бути готові.
Кожен аудитор має різні симпатії та антипатії, тому, природно, аудити будуть відчуватися по-різному, тому будьте до цього готові.

2. Підготуйте документи

У вас є список усіх ваших документів і записів?
Зробіть так, щоб ваш аудитор міг дізнатися, які документи та записи існують. Це також у свою чергу допоможе вам залишатися організованими.
Замовлення, цінові пропозиції, замовлення клієнтів, ваші закупівельні документи, затверджені списки постачальників, записи/журнал отримання, записи про контроль якості, протоколи перевірок керівництва, записи внутрішнього аудиту, записи про коригувальні дії (заповнені/заповнені форми), процедури/плани якості, якщо, останні цілі якості KPI (метрики) тощо.
Зверніться до кожного власника процесу, щоб переконатися, що їхні документи та записи доступні та їх легко отримати за запитом. Не дозволяйте аудитору чекати занадто довго.

3. Підготуйте своїх власників процесу – перегляньте їхній процес

Щось змінилося в їх процесі?
Чи є у них ключові показники ефективності? Якщо так, то які вони і як вони відповідають своїм планам?
Чи справді їхні документи показують, чим вони займаються?
У них є нові працівники? Якщо так, чи пройшли вони належне навчання? Чи розуміє новий працівник свою роль у системі якості, свою політику та цілі компанії/якості?

4. Переконайтеся, що всі ваші коригувальні дії виконано

Ви повинні знати, чи виконано ваші коригувальні дії. Якщо ні, переконайтеся, що у вас є вагома причина тримати їх відкритими. Якщо вони закриті, перегляньте кілька, щоб переконатися, що вони зроблені належним чином.
Найголовніше, чи була перевірка ефективності прийнятною? Чи може ця проблема виникнути знову?

5. Бонусна порада: проведіть перевірку керівництва

Переконайтеся, що ваше керівництво залучене/віддане системі, якщо ні, що ви можете зробити, щоб змусити їх віддано виконувати це?
Оновіть контекст організації – обговоріть, чи вплинула поточна ситуація на очікування зацікавлених сторін і як бізнес реагує на ці поточні потреби та очікування.
Чи актуальні цілі якості та як це може вплинути на цілі компанії?
Перевірте, чи є всі вимоги до введення.

Якщо ви подивитесь на наші 5 порад, то помітите, що з 2 по 5 уже повинні бути під контролем, оскільки це те, що ви робите, щоб підготуватися до аудиту на місці. Єдина відмінність в пункті №1. Тож скористайтеся нашою порадою, щоб ваш онлайн/дистанційний аудит пройшов на високому рівні.

Органи сертифікації вже звертаються до клієнтів і залежно від їхнього розташування та місцевих обмежень щодо роботи вони відповідно планують віддалені аудити. Майте на увазі, що деякі аудити будуть завершені лише частково, а частину аудиту можна запросити на завершення на місці у відповідний час. Тому, коли ви готуєтеся до аудиту, запитайте, які вимоги та як оброблятимуться винятки. Органи сертифікації прагнуть працювати з усіма своїми клієнтами, щоб підтримувати їхні відповідні сертифікати активними/дійсними.

Усі наші аудитори мають різний підхід до того, як вони це роблять, але всі вони мають однакову мету: знайти/шукати докази того, що ви відповідаєте вимогам стандарту, щоб переконатися, що ваша система жива та здорова.