Що таке постійне вдосконалення і чому це важливо?

Постійне вдосконалення є критично важливою концепцією в системах і структурах управління якістю, особливо як частина систем управління якістю ISO 9001. Це стосується постійного процесу виявлення, оцінки та впровадження змін для підвищення ефективності, результативності та продуктивності системи, продукту чи послуги.

Що таке постійне вдосконалення?

Постійне вдосконалення – часто відоме як Кайдзен у царині методології Lean – це постійна спроба поступово вдосконалювати продукти, послуги чи процеси з часом. Ці покращення можуть бути незначними вдосконаленнями, які регулярно впроваджуються в повсякденній діяльності, або великомасштабними проривними вдосконаленнями, які можуть статися в результаті проекту чи ініціативи.

Є кілька підходів, які можуть підтримувати постійне вдосконалення:

Орієнтація на клієнта . Розуміння потреб клієнтів і постійне прагнення задовольнити або перевершити їхні очікування є основою постійного вдосконалення.

Залучення співробітників – кожен член організації бере участь і несе відповідальність за визначення областей для покращення. Уповноважені команди можуть допомогти керувати процесом вдосконалення, виявляючи можливості для вдосконалення та успішно впроваджуючи програми.

Поступові зміни – безперервне вдосконалення зазвичай зосереджується на внесенні невеликих змін послідовно з часом. Ці поступові зміни можуть призвести до значних результатів, часто з меншим ризиком і зривами порівняно з більш масштабними, більш радикальними змінами.

Вимірювання та зворотній зв’язок . Регулярно вимірювані та перевірені показники можуть стати основою для визначення можливостей покращення. Циклі зворотного зв’язку дозволяють організаціям вчитися на кожній спробі, успішною чи ні.

Вирішення проблем – систематичні методи розв’язання проблем зазвичай використовуються для постійного вдосконалення. Вони можуть включати такі методології, як Plan-Do-Check-Act (PDCA), Six Sigma або Lean.

Довгострокове зобов’язання – безперервне вдосконалення – це не одноразове зусилля, а постійне зобов’язання, яке має бути вписане в культуру організації – це може вимагати довгострокової відданості.

Ефективність . Виявляючи та усуваючи відходи або дії, що не приносять доданої вартості, безперервне вдосконалення спрямоване на підвищення ефективності та результативності.

Які чотири етапи постійного вдосконалення?

Концепція постійного вдосконалення часто зображується як цикл, оскільки це нескінченний процес. Зазвичай використовуваною моделлю є цикл Плануй-Виконуй-Перевіряй-Дій (PDCA) , також відомий як цикл Демінга або цикл Шухарта , який представляє постійне вдосконалення в чотири етапи.

Плануй

Визначте можливість і сплануйте зміни. Цей етап передбачає розуміння поточної ситуації, визначення проблеми або можливості для покращення, встановлення вимірюваних цілей і розробку плану досягнення цих цілей.

Виконуй

Впровадьте зміни в невеликому масштабі як тест. Це може означати зміну процесу, розробку нової функції продукту або впровадження нової процедури. Дуже важливо документувати всі зміни та збирати дані для порівняння.

Перевіряй

Використовуйте дані, щоб проаналізувати результати змін і визначити, чи змінилися вони. Порівняйте результат із очікуваними результатами, щоб перевірити ефективність зміни. Якщо зміни не принесли очікуваних результатів, необхідно зрозуміти, чому.

Дій

Якщо зміни успішні, запровадьте їх у більш широкому масштабі та постійно оцінюйте свої результати. Якщо зміна не спрацювала, повторіть цикл з іншим планом.

Після останнього кроку цикл починається знову. Мета полягає в тому, щоб це був постійний процес, коли кожен цикл базується на вдосконаленнях, визначених у попередньому.

Чому постійне вдосконалення важливо для організацій?

Постійне вдосконалення критично важливе для будь-якої організації. Це може призвести до вищої якості продуктів і послуг, більшої ефективності, підвищення рівня задоволеності клієнтів і, зрештою, до більш конкурентоспроможної та успішної організації.

Ключові переваги:

Покращена якість

Постійне вдосконалення веде до підвищення якості продуктів і послуг. Регулярні оцінки та коригування гарантують, що стандарти не тільки дотримуються, але й постійно підвищуються.

Підвищена ефективність

Спрощуючи процеси, усуваючи відходи та ефективніше використовуючи ресурси, ви можете підвищити ефективність і продуктивність.

Економія коштів

Удосконалення процесів часто призводить до економії коштів завдяки більш ефективному використанню матеріалів, зменшенню відходів, підвищенню продуктивності працівників або зменшенню накладних витрат.

Задоволеності клієнтів

Продукти та послуги кращої якості разом із кращим реагуванням на потреби клієнтів і відгуками можуть підвищити задоволеність клієнтів. Це призводить до лояльності клієнтів, постійних клієнтів і потенційних нових клієнтів через позитивну підтримку клієнтів.

Залученість і задоволеність співробітників

Культура постійного вдосконалення заохочує залучення працівників. Співробітники, які бачать, що їхні пропозиції втілюються в життя та змінюють ситуацію, швидше за все, будуть задоволені своєю роботою та будуть залучені до неї.

Конкурентну перевагу

Послідовні постійні вдосконалення можуть з часом призвести до значних конкурентних переваг. Організації можуть створювати кращі продукти, пропонувати кращі послуги, працювати ефективніше та швидко реагувати на зміни в бізнес-середовищі.

Посилення інновацій

Постійне вдосконалення може сприяти розвитку культури інновацій, заохочуючи нові ідеї та ризик. Це може призвести до проривних продуктів і послуг або нових способів роботи.

Комплаєнс та управління ризиками

Постійне вдосконалення СУЯ може допомогти забезпечити відповідність галузевим нормам і стандартам, таким як ISO 9001. Це також допомагає визначити й зменшити потенційні ризики до того, як вони стануть проблемою.

На які вимоги ISO 9001 впливає постійне вдосконалення?

ISO 9001:2015 – остання версія стандарту – включає постійне вдосконалення як один із семи ключових принципів управління якістю.

Відповідно до цього принципу організації повинні прагнути постійно покращувати свою загальну ефективність, щоб краще задовольняти потреби та очікування споживачів і досягати ширших цілей організації.

Постійне вдосконалення є основним принципом, що керує застосуванням і наміром стандарту ISO 9001:2015, і є кілька ключових сфер, де постійне вдосконалення має значний вплив:

Система управління якістю (пункт 4.4) – вимагає від організації створення, впровадження, підтримки та постійного вдосконалення системи управління якістю, включаючи необхідні процеси та їх взаємодію.

Лідерство та відданість (пункт 5.1.1) – Вище керівництво має демонструвати лідерство та відданість зосередженості на клієнті, забезпечуючи виконання вимог клієнта та сприяючи використанню процесного підходу та мислення, що ґрунтується на ризиках. Вони повинні гарантувати, що політика якості та цілі встановлені та сумісні зі стратегічним напрямком організації та СУЯ.

Ризик і можливості (пункт 6.1) – Організація повинна постійно вдосконалюватися, розуміючи ризики та можливості, які необхідно розглянути, щоб гарантувати, що СУЯ може постійно досягати запланованих результатів, посилювати бажані ефекти та запобігати небажаним ефектам.

Цілі якості та планування їх досягнення (пункт 6.2) – Необхідно встановити цілі якості, які узгоджуються з політикою якості та мають відношення до відповідності продукції та послуг. Ці цілі слід підтримувати та оновлювати як частину процесу постійного вдосконалення. Гарною ідеєю є переконатися, що цілі є конкретними, вимірюваними, досяжними, релевантними та обмеженими у часі (SMART) – важливий підхід для ефективного постійного вдосконалення.

Оперативне планування та контроль (пункт 8.1) – організація повинна планувати, впроваджувати та контролювати процеси, щоб відповідати вимогам щодо надання продукції та послуг, а також здійснювати дії, визначені в розділі 6.

Моніторинг, вимірювання, аналіз та оцінка (пункт 9.1) – Організація повинна визначити, що потрібно контролювати та вимірювати, методи моніторингу та вимірювання, а також коли це буде виконано. Ця інформація повинна бути проаналізована та оцінена для забезпечення ефективного впровадження та підтримки СУЯ.

Внутрішній аудит (пункт 9.2) – організація повинна проводити внутрішні аудити через заплановані проміжки часу, щоб надати інформацію про те, чи відповідає СУЯ власним вимогам організації та вимогам ISO 9001.

Аналіз керівництва (пункт 9.3) – Вище керівництво має переглядати СУЯ організації через заплановані проміжки часу, щоб переконатися в його безперервній придатності, адекватності та ефективності. Цей огляд повинен включати оцінку можливостей для покращення.

Поліпшення (пункт 10) – організація повинна вдосконалюватись, реагуючи на невідповідності та вживаючи коригувальних дій. Він повинен шукати можливості для вдосконалення процесів, продуктів і послуг, особливо з урахуванням майбутніх потреб клієнтів.

Що робить успішну програму безперервного вдосконалення?

Впровадження успішної програми безперервного вдосконалення (CI) вимагає стратегічного підходу, відданості на всіх рівнях організації та зосередженості як на короткострокових результатах, так і на довгострокових змінах культури. Успішні програми CI – це ті, які краще адаптовані до культури, можливостей і потреб організації.

Ключові елементи успішної програми CI можуть включати:

Лідерство – керівництво має сприймати та підтримувати програму CI. Вони повинні брати активну участь, надавати ресурси та створювати середовище, яке заохочує постійне вдосконалення.

Культура вдосконалення . Успішна програма CI вимагає розвитку культури, яка цінує та винагороджує вдосконалення. Це включає заохочення ідей від усіх в організації, відзначення успіхів і сприяння навчанню на невдачах.

Чіткі цілі та завдання – цілі програми CI повинні узгоджуватися із загальними стратегічними цілями організації. Вони повинні бути чітко повідомлені, вимірні та розбиті на досяжні цілі.

Розширення прав і можливостей працівників – слід заохочувати працівників до визначення та впровадження вдосконалень. Це може включати навчання концепцій та інструментів КІ, забезпечення наявності необхідних ресурсів та визнання їхнього внеску.

Структурований підхід – використовуйте структуровану методологію, таку як PDCA ( плануй-виконуй-перевіряй-дій ) або DMAIC ( визначай, вимірювай, аналізуй, покращуй, контролюй ). Вони забезпечують системний підхід до вирішення проблем і вдосконалення.

Вимірювання та оцінка – Регулярно вимірювайте та оцінюйте продуктивність щодо поставлених цілей і завдань. Використовуйте дані для прийняття рішень, моніторингу прогресу та визначення можливостей для подальшого вдосконалення.

Хороша комунікація – регулярно повідомляйте про прогрес і результати програми CI. Це тримає всіх в курсі, підтримує взаємодію та демонструє цінність програми CI.

Безперервне навчання – заохочуйте навчання та обмін знаннями всередині організації. Це може включати навчання, семінари та обмін історіями успіху та передовим досвідом.

Відданість довгостроковій перспективі – постійне вдосконалення є довгостроковим зобов’язанням. Це вимагає терпіння, наполегливості та зосередженості на поступових покращеннях з часом.

Гнучкість . Програма CI має адаптуватися до змін організаційного середовища або стратегічних цілей. Це означає переоцінку цілей і методів, якщо це необхідно, і бути відкритим для нових ідей і підходів.

Почніть свій шлях сертифікації ISO із TMS. Дізнайтеся більше про наші послуги сертифікації ISO та навчальні курси ISO.