Розрахунок часу аудиту для ISO 9001

Часто запитують, як орган сертифікації розраховує час аудиту ISO 9001. Час встановлюється IAF (Міжнародний форум з акредитації), який контролює стандарт ISO і допомагає регулювати постачальників акредитації, таких як UKAS (Служба акредитації Сполученого Королівства).

Інструкції містяться в IAF MD5, і кожен орган сертифікації, акредитований стороною, яка підписала багатосторонню угоду, наприклад UKAS, ANAB тощо, повинен застосовувати ці правила для забезпечення послідовності та справедливості ринку, а також для забезпечення ефективного аудиту систем управління. Ви можете завантажити документ IAF Documents безкоштовно.

MD 5, який дає нам кількість днів аудиту, можна інтерпретувати, але є деякі суворі правила, які не можна змінювати. Коли організації звертаються до кількох різних органів сертифікації, щоб отримати пропозиції, вони іноді стикаються з різними днями, призначеними для оцінювання. Менша кількість днів може здатися гарною ідеєю, але якщо правила не було застосовано належним чином, ваш сертифікат може опинитися під загрозою, якщо орган акредитації (наприклад, UKAS) порушить питання під час перегляду файлів у рамках їх оцінювання.

Організаціям також необхідно враховувати, чи отримують вони співвідношення ціни та якості? Підприємства платять за оцінювання, і цей процес можна розглядати як тягар. Якщо ви платите за аудит, ви повинні переконатися, що отримуєте вигоду від процесу. Якщо орган сертифікації не приділяв достатньо часу, аудитори можуть поспішати, намагаючись охопити всі вимоги, не вдаючись у достатні деталі та глибину, і згодом не визначаючи можливості покращення. Процес аудиту існує з кількох причин, але якщо аудитори можуть надати додаткові переваги та висвітлити можливі слабкі місця та пропозиції щодо покращення, тоді ви отримуєте більше цінності за свої гроші. Відсутність достатнього часу зменшить ймовірність отримання цієї додаткової вигоди.

У цій статті ми не будемо вдаватися в деталі правил інтегрованої системи управління, оскільки вони самі по собі заслуговують на статтю, оскільки є більш складними. Але нижче ми показали поточну таблицю з IAF MD 5 для оцінок ISO 9001 і наведемо кілька прикладів застосування цієї таблиці. Будь ласка, зверніть увагу, що кожна організація відрізняється, і для правильного застосування таблиць потрібно багато тренувань. Ми також припустили єдину організацію сайту, оскільки правила кількох сайтів також є більш складними.

Таблиця ISO 9001 IAF MD5

Коригування таблиці аудиту ISO 9001

Ви помітите, що графік аудиту ISO 9001 стосується фактичної кількості персоналу. Це не кількість працівників у бізнесі, ефективна чисельність персоналу може бути меншою або більшою, ніж чисельність штатного персоналу.

Фактична чисельність персоналу складається з усього персоналу (постійного, тимчасового та позаштатного), залученого до сфери сертифікації, включаючи тих, хто працює в кожній зміні. Якщо сертифікація включена в сферу сертифікації, вона також повинна включати персонал підрядників/субпідрядників, який виконує роботу або пов’язану з роботою діяльність, яка знаходиться під контролем або впливом організації, що може вплинути на ефективність системи управління організацією. Весь непостійний (сезонний, тимчасовий персонал, персонал субпідрядників і контрактів) і неповний робочий день повинні бути включені до цієї кількості.

Типовий приклад:

Будівельна компанія з 50 найманими працівниками була визнана середньою небезпекою через тип роботи та її вплив на навколишнє середовище. В офісі працює 5 осіб, 40 людей працюють на об’єктах і 5 менеджерів за контрактами переміщуються між об’єктами.

З 40 співробітників, які працюють на об’єктах, 30 займаються дуже схожою діяльністю, тому Auva Certification візьме це до уваги та перегляне ефективну кількість персоналу до 10 працівників об’єкта, 5 офісних працівників і 5 менеджерів за контрактами. Це дасть компанії ефективний розрахунок персоналу 20.

Застосовуючи наведену вище таблицю, ми б запропонували 3 дні для початкової оцінки (Етап 1 і Етап 2), 1 день для огляду та 2 дні для повторної оцінки.  

Існують інші міркування, які ми беремо до уваги під час розрахунку часу аудиту, наприклад, скільки тимчасових майданчиків знаходиться в експлуатації (скільки будівельних майданчиків), скільки підрядників використовується та чи проектує організація чи ні.

Насправді 1 дня недостатньо для проведення ефективного аудиту будівельної організації для оглядового візиту. Швидше за все, ви додасте до цього ½ дня, щоб мати можливість відвідати місце під час оцінки спостереження.

Нам також потрібно буде розглянути, скільки підрядників використовується на кожному з об’єктів, оскільки нам потрібно переконатися, що вони також проходять аудит, щоб у цьому випадку ефективну кількість можна було збільшити.

Якщо організація не розробляє проект, для цього може знадобитися деякий час, оскільки нам не потрібно проводити аудит.

Правила передбачають, що час аудиту не повинен бути скорочений більш ніж на 20% від початкової кількості (на основі ефективного часу персоналу).

Переконайтеся, що ви отримуєте цінність

Багато органів сертифікації максимально скорочують час, щоб отримати результат, але організаціям слід бути обережними з цими пропозиціями, оскільки вам потрібно переконатися, що ви отримуєте співвідношення ціни та якості та ефективний аудит. Ви не хочете, щоб аудитор прийшов, зробив мінімум і пішов, не запропонувавши жодних можливостей для вдосконалення через відсутність достатнього часу.

Переконайтеся, що ви надаєте органам сертифікації достатню інформацію під час отримання цінових пропозицій, загальну кількість працівників і відомості про тих, хто працює неповний робочий день, персонал, який працює на об’єктах, і персонал, який виконує подібні завдання. Документ IAF MD 5 можна безкоштовно завантажити, тож якщо ви не впевнені щодо того, що вас цитують, ви можете перевірити самі.