Як підготувати результативний звіт внутрішнього аудиту?

1. Що таке звіт внутрішнього аудиту?
2. Що необхідно зробити при складанні звіту?
3. Як складається звіт про внутрішній аудит?
4. Заключення

Внутрішній аудит може надати компаніям низку переваг, таких як визначення областей або процесів, які необхідно змінити, виявлення нових ризиків і підготовка організації до зовнішніх аудитів. Ось чому вище керівництво має розуміти відкриття та результати аудитів, щоб всі зусилля з планування та проведення внутрішніх аудитів були вартими. Ось тут і з’являється звіт внутрішнього аудиту .

Давайте подивимося, як це працює.

Що таке звіт внутрішнього аудиту?

Звіт внутрішнього аудиту – це документ з офіційними результатами аудиту. Він використовується внутрішнім аудитором, щоб показати, що було перевірено, виділяючи позитиви, негативи та висновки, щоб керівництво компанії знало, що йде добре, а що потрібно покращити.

Звіт має бути ретельно підготовлений. Проте саме на цьому етапі багато внутрішніх аудиторів зазнають невдачі.

Текст має бути чітким, об’єктивним і неупередженим, щоб гарантувати, що результати аудиту є корисними і організація може використовувати їх як керівництво для визначення напрямку дій.

Що необхідно зробити при складанні звіту?

Повторюючи те, що обговорювалося вище, однією з переваг проведення внутрішнього аудиту є пошук можливостей для вдосконалення. Виходячи з цього, аудитор повинен зосередитися під час підготовки звіту. Аудитор повинен уникати:

1. Виявляти винних або вказувати ​​на помилку конкретної особи;
2. Бачити проблеми універсально;
3. Складання ухильного звіту;
4. Застосування непотрібних технічних термінів;
5. Вихваляти власну роботу. Доповідь повинна мати природний і прямий тон.

Як складається звіт внутрішнього аудиту?

 1. Складіть вступ

Аудитор повинен використовувати цей розділ, щоб надати огляд з інформацією про сферу та процеси, що перевіряються, які стандарти забезпечують підтримку для проведення аудиту (наприклад, ISO 9001, ISO 14001), на додаток до того, щоб повідомити читачеві будь-яку історичну інформацію. що може знадобитися перед читанням повного звіту. Таким чином кожен, хто прочитає звіт, зможе зрозуміти причини, які спонукали до проведення аудиту.

Приклад: звіт може охоплювати появу нового законодавства, яке впливає на діяльність компанії. У вступі можна описати закони, які діяли на той момент, разом із їхніми недоліками та те, як новий закон спрямований на вирішення цих питань.

2. Створіть резюме

Резюме повинно містити компактне обговорення висновків виконаної роботи. Він має бути структурований таким чином:

• Короткий опис того, що було перевірено, цілі, обсяг і дати початку та закінчення.
• Обговоріть висновки аудитора.

Приклад: вкажіть, що основною метою аудиту була оцінка процесів організації з метою визначення рівня дотримання/прогалин щодо нового закону. На завершення можна сказати, що одним із головних висновків є те, що компанії необхідно адаптувати свої потужності.

3. Ознайомтеся з використаною термінологією

У наступному розділі повинні бути вказані терміни, які використовуються при складанні звіту, щоб кожен міг зрозуміти представлену інформацію.

Приклад: якщо є посилання на ISO, важливо уточнити, що це стосується Міжнародної організації стандартизації.

4. Обговоріть план аудиту

У плані аудиту має бути зазначено ім’я головного аудитора та перелік його кваліфікації, а також інших аудиторів у команді. У цьому розділі також має бути описано оцінені документи та вказано імена опитаних.

Аудитор повинен описати етапи, дотримувані під час аудиту (інструмент для відображення процесів може допомогти), а також критерії, які використовувалися для відбору документів, які оцінювалися, і людей, з якими було проведено опитування.

5. Опишіть знайдені факти

Коли щось не відповідає встановленим стандартам, аудитор повинен взяти до відома, описавши знайдені факти та докази.

6. Обговоріть рекомендації

Нарешті, аудитор повинен завершити звіт розділом «Рекомендації» щодо вдосконалення організації. На цьому етапі аудитор повинен розглянути такі аспекти:

• Бути позитивним: Аудитор повинен зосередитися на тому, що відбувається прямо зараз, і на тому, як позитивні аспекти компанії можна застосувати до неефективних сфер або процесів.
• Будьте конкретними: Аудитор повинен дуже чітко і конкретно визначити, які аспекти не відповідають встановленим стандартам і які дії слід вжити, щоб гарантувати відповідність. Має бути зрозуміло, хто повинен діяти.
• Будьте лаконічними: аудитор повинен давати короткі рекомендації та включати лише ту інформацію та деталі, які дійсно необхідні.

Заключення

Як бачите, під час підготовки звіту внутрішнього аудиту, який має значний вплив, необхідно вжити певних кроків.

Члени вищого керівництва – зайняті люди з повним графіком. Аудитори починають усвідомлювати, що їм потрібно подавати чіткі та об’єктивні аудиторські звіти, щоб керівники могли зрозуміти ситуацію та працювати так, щоб постійно вдосконалюватися. Це можливо через звіт внутрішнього аудиту.

Ми сподіваємося, що ця стаття допомогла вам краще зрозуміти, що таке звіт внутрішнього аудиту, чому він важливий і як підготувати звіт із високим ступенем впливу.