✕
просп. Берестейский, 62-Б +38 050 070 49 28

Аудит СМЯ. Не робіть цих помилок під час аудиту!

Система менеджменту якістю (СМЯ) – це не просто формальна структурована структура, необхідна вашій організації для отримання сертифікату ISO 9001. Вона відповідає за практики та процедури, які забезпечують якість вашої продукції або послуг, а також постійно вдосконалюють ваші процеси. Аудит СМЯ (системи менеджменту якістю) – це регулярна практика, яка допоможе вам виявити проблеми у ваших процедурах якості до того, як стане занадто пізно і вони вплинуть на вашу кінцеву продукцію або послуги.

Аудит СМЯ є обов’язковою умовою для кожного підприємства, яка допомагає йому підтримувати сертифікацію, а також покращувати продуктивність. Правильно проведений аудит допоможе виявити помилки, щоб ви могли швидко їх виправити.  Важливість аудиту полягає в тому, щоб переконатися, що ваша СМЯ працює ефективно, досягаючи своєї мети і підтримуючи відповідність стандарту ISO.

Однак, якщо аудит СМЯ виконано неправильно, він буде марною тратою вашого часу та ресурсів і не принесе реальних покращень у ваших процедурах якості. Отже, як ефективно провести аудит СМЯ і як уникнути певних помилок? У цій статті ми поговоримо про це.

5 помилок аудиту системи менеджменту якістю, яких слід уникати

Проведення аудиту без належного плану

Коли у вас впроваджена та сертифікована система менеджмнту якості, внутрішній аудит стає регулярною та необхідною практикою для підтримання сертифікації. Тому не слід проводити його незаплановано, тобто без попереднього інформування працівників про нього або без складання відповідного графіка.  Крім того, ви повинні розглянути всі процедури якості та сфери вашого бізнесу, які підлягають аудиту.

Без залучення керівників, менеджерів з якості та власників процесів неможливо провести комплексний аудит (про це в статті “ВАЖЛИВІСТЬ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ КЕРІВНИЦТВА ДЛЯ ЕФЕКТИВНИХ СИСТЕМ УПРАВЛІННЯ ISO“) .  Якщо вони не будуть залучені, ви можете пропустити деякі життєво важливі сфери, які необхідно перевірити для виявлення ризиків і невідповідностей.

Тому створення належного плану або дорожньої карти аудиторської процедури кожного разу, коли ви проводите аудит, є необхідним. Це допоможе вам провести аудит скоординовано, залучивши до нього важливих учасників і звернувши увагу на найважливіші аспекти.

Ігнорування частини документації

Ви повинні перевіряти не тільки процедури якості та ключові сфери вашого бізнесу, але й документацію. Щоб отримати сертифікат на вашу СМЯ, ви підготували, створили, організували та зберегли багато документів. У цих документах детально викладено цілі у сфері якості, політику, сферу застосування СУЯ, ролі працівників, робочі інструкції, докази відповідності та записи щодо питань якості.  Документи зберігаються або в електронному форматі, або в паперових файлах, таким чином, щоб уповноважені члени організації мали до них легкий доступ.

Ці документи є ключовими для забезпечення підзвітності працівників та узгодженості процедур управління якістю у вашій організації. Таким чином, під час аудиту ці документи також мають бути переглянуті, щоб перевірити, чи відповідають вони вашим поточним процедурам якості, цілям, політиці, вимогам до відповідності тощо.

Зосередження лише на рішеннях щодо усунення недоліків, а не на превентивних діях

Аудит СМЯ полягає у виявленні ризиків, недоліків та невідповідностей, які знизили результативність СМЯ.  На жаль, багато організацій, виявивши ці проблеми, зосереджуються лише на ліквідації наслідків, тобто на тому, як покращити СМЯ та відновити її результативність.  Рідко організації замислюються про превентивні дії, які забезпечать, щоб ці проблеми більше ніколи не повторювалися.

Таким чином, зосередження уваги на усуненні проблем і контролі збитків, ігноруючи при цьому превентивні заходи, є помилкою, яка зробить аудит менш цілеспрямованим! Аудит – це постійне вдосконалення СМЯ, щоб забезпечити стабільність якості вашої продукції/послуг. Тому усувайте проблеми в джерелі та запобігайте їх виникненню в майбутньому за допомогою відповідних рішень, таких як заміна процесу або залучення більш компетентних працівників. Таким чином, ви зможете використовувати виявлені проблеми як можливості для покращення вашої СМЯ.

Погляд на загальну картину

Під час аудиту ви натрапите на багато помилок або недоліків у процедурах управління якістю, допущених працівниками. Хоча після аудиту ви проінформуєте співробітників про їхні помилки і навчите їх уникати таких помилок, буде краще бачити загальну картину.

Найчастіше причиною невиконання працівниками своїх обов’язків є проблеми в процесах, системі менеджменту або організаційній культурі. Наприклад, працівник припустився серйозної помилки у виробничому процесі, тому що йому не було надано жодних вказівок чи робочих інструкцій щодо його ролі.  Аналогічно, коли документи СМЯ нечіткі, працівники пропускають кроки в процесах контролю якості. Тому, коли ви виявляєте помилку під час аудиту, перший крок – дослідити її і подивитися на неї з ширшої перспективи, щоб знайти справжню причину, яка її спричинила.

Не враховувати результати попереднього аудиту

Аудит СМЯ не можна вважати повним і ефективним, якщо не врахувати історію попереднього аудиту.  З часу проведення попереднього аудиту багато чого змінилося. Ви скоригували деякі процеси або замінили деякі на основі звітів попереднього аудиту. Таким чином, якщо ви не отримаєте повну історію попереднього аудиту, ви не будете знати, чи були застосовані необхідні поліпшення і пропозиції аудиторів.

Основні висновки

Ці помилки аудиту систем менеджменту якістю є поширеними і можуть легко призвести до провалу вашої процедури аудиту і перетворити його на змарновану можливість для вашого бізнесу. Єдиний спосіб уникнути цих помилок – залучити професійну команду аудиторів, які мають досвід роботи з системами менеджменту якістю в різних галузях. Вони знають, як зробити аудит позитивним досвідом і реальною можливістю для бізнесу покращити свої показники якості.

Крім того, проведення аудитів СМЯ може бути виснажливим і стресовим для вашої команди! На щастя, завдяки зовнішнім аудиторам ваша команда може бути повністю звільнена від такого стресу. Вони проведуть аудит ваших процесів, СМЯ та документів без зайвих зусиль у заплановані терміни. Єдине, що від вас вимагається, – надавати аудиторам правильну інформацію про ваш бізнес, коли вони цього потребують.

Настав час провести аудит СМЯ вашої організації? А внутрішні аудитори не пройшли відповідну підготовку? У Академії TMS є спеціалізовані аудитори та викладачі стандартів ISO, які проводять високоякісне навчання для підприємств, які прагнуть отримати сертифікацію ISO. Ми будемо раді допомогти вам! Pверніться на пошту academy@tms.ua, або за номером +38 050 423 82 90