5 прогалин у системах управління, що впливають на ефективність бізнесу

Сучасні стандарти систем управління тепер вимагають від організацій узгодити та інтегрувати свої системи управління зі стратегічним напрямком бізнесу. Незважаючи на те, що ця концепція існує з 2015 року, багато організацій досі намагаються виконати цю вимогу, страждаючи від неефективності систем управління та оманливого сприйняття переваг.

Щоб досягти стійкого успіху, організації повинні використовувати свої системи управління як бізнес-інструмент, який однаково зосереджується як на власному стратегічному успіху, так і на задоволенні існуючих потреб клієнтів. Він також повинен передбачати майбутні очікування своїх клієнтів, підвищуючи їхнє задоволення та досвід.

Узгодження та інтеграція ваших систем управління з вашим стратегічним напрямком спочатку може здатися складним завданням. Помилка може обмежити ефективність бізнесу.

Перші п’ять прогалин, на які слід звернути увагу, щоб підвищити ефективність процесу та фінансові показники, включають:

Прогалина 1: Сфера застосування та дизайн системи управління VS. Бізнес-контекст і стратегія

Багато організацій прагнуть запровадити базову систему менеджменту, яка відповідає мінімальним вимогам стандартів систем менеджменту ISO. Цей дизайн слугує функціональною структурою, яка забезпечує незначну внутрішню додану цінність або взагалі не забезпечує її, однак вона відповідає вимогам зацікавлених сторін, дозволяючи компаніям брати участь у тендерах.

Обмеження обсягу та дизайну вашої системи управління через неврахування потенційних розривів між бізнес-контекстом організації, її стратегією та системою управління може зашкодити здатності організації досягати своїх загальних цілей. Це може створити додаткові ризики, включаючи низьку стратегічну ефективність, операційні та якісні збої, демотивацію працівників і збільшення витрат.

Компанії повинні використовувати інструменти та структуру, які вони вже мають у своєму розпорядженні – свою систему управління – щоб реагувати на свій унікальний бізнес-контекст і стратегію, щоб оцінити ризики та можливості, забезпечити наявність планів системи управління та наявність ресурсів для їх вирішення, а також забезпечити ефективність бізнесу та підвищити рівень задоволеності клієнтів.

Прогалина 2: процеси систем управління VS. Вимоги стандарту ISO

Прагнучи отримати сертифікацію за стандартом системи управління ISO, організації повинні розуміти й оцінювати його контекст, цілі, ризики та можливості, а також розробляти відповідні процеси, які підтримують. Зіставлення їх із вимогами стандартів гарантує, що організація може отримати бізнес-вигоди, включаючи зниження витрат, яких можна уникнути, покращення продуктивності та задоволення очікувань зацікавлених сторін.

Якщо існують прогалини між процесами вашої системи управління та стандартними вимогами, ви піддаєте свою сертифікацію ризику. Компанії повинні запровадити ефективну програму внутрішнього аудиту, яка оцінює ефективність бізнес-процесів і процедур. Виявлення проблем під час внутрішнього аудиту дає можливість вирішити проблеми, зменшуючи ризик того, що ваш орган сертифікації визначить невідповідність.

Прогалина 3: бізнес-стратегія VS. Структура та ресурсний потенціал/можливість

Кожна організація унікальна. Однак у центрі кожної організації знаходиться команда лідерів, яка визначає стратегію та цілі. Найвище керівництво має підтримувати стратегію шляхом впровадження структури з відповідними ресурсами.

Неспроможність запровадити відповідну організаційну структуру з необхідними ресурсами може призвести до зупинки стратегії та потенційної невдачі, збільшуючи ваші витрати на роботу.

Найвище керівництво організації має визначити та окреслити ролі та обов’язки, необхідні для досягнення запланованого результату, заповнюючи прогалини в структурі, і повідомити про ці обов’язки та повноваження всієї організації. Найвище керівництво має не тільки повідомити про це, але й переконатися, що це зрозуміло в правильному контексті з урахуванням цілей.

Прогалина 4: Заплановані результати системи управління VS. Фактичні результати

Сучасні стандарти систем менеджменту вимагають від організацій встановлення мети та плану досягнення запланованих результатів. Якщо ці цілі не плануються належним чином, можуть виникнути розриви між запланованими та фактичними результатами. Якщо їх не виправити, ці прогалини зашкодять сприйняттю та цінності ваших систем управління та, ймовірно, загальмують проактивне вдосконалення, стримуючи вас.

Керівники системи управління повинні дослідити, чому вона не відповідає очікуванням, запровадити коригувальні дії та вдосконалити процеси, щоб звести нанівець ці ризики. Організаціям може знадобитися розглянути, які показники вони відстежують, щоб оцінити результати продуктивності та коригувати їх у міру розвитку організації.

Прогалина 5: Бажана культура та ставлення VS. Справжня культура та ставлення

Організаційна культура впливатиме на ставлення та поведінку людей, тому вона є життєво важливою для успіху та здоров’я компанії. Він визначає те, як ведеться ваш бізнес, як працюють і працюють ваші люди та як ваші клієнти сприймають вас.

Розрив між вашою бажаною та реальною організаційною культурою призведе до недостатніх зусиль для досягнення та недосягнення стратегічних цілей. Це впливає на здатність організації впроваджувати інновації та бути креативними, зобов’язуватись і співпрацювати для досягнення успіху.

Структура сучасних стандартів систем менеджменту включає такі принципи, як лідерство, залучення людей і управління стосунками, що є основоположним у побудові організаційної культури. Організаціям слід спочатку почати з самого верху, оцінивши узгодженість цінностей, політик, процесів і місій компанії.

Найвище керівництво має розглянути узгодження та інтеграцію системи управління організацією з її стратегічним напрямком як рішення для заповнення вищезазначених прогалин. Орієнтуючи людей, процеси та технології організації на узгоджену спільну мету, вище керівництво може надійно досягти намічених цілей.