Як оновити процес перевірки продуктивності?

Якщо ви власник бізнесу або керівник команди, який намагається отримати контроль над горою паперових даних для перевірки ефективності, ви, ймовірно, також боретеся з дезорганізацією, низькою продуктивністю та поганою відповідністю. 

Застарілі системи перевірки – це квадратні кілочки для сучасного бізнесу з круглими отворами. Читайте далі, якщо вам цікаво перейти на більш надійну систему перевірки продуктивності. Ми розповідаємо, кому це потрібно, навіщо це потрібно та як швидко вони адаптуються до кращого бізнес-рішення. 

Вам потрібне оновлення?

По-перше, власники та менеджери бізнесу повинні визнати, що справді існує проблема або навіть можливість оптимізувати роботу бізнесу. 

Як особа, яка займає керівну посаду, якщо ви переживаєте будь-яку з наведених нижче бізнес-проблем, можливо, настав час застосувати більш ефективне рішення. 

1. Низька продуктивність і повільний час реакції 

Якщо вам важко мати широкий, але глибокий нагляд за рівнями продуктивності та підтримувати підзвітність, ваша поточна система перевірки не відповідає вимогам. 

Ви також можете зіткнутися із затримками у звітах про помилки, аналізі першопричини та процесі виправлення, що погіршується низькою продуктивністю.

2. Відповідність і нормативні параметри за замовчуванням

Ви потрапили в пастку штрафів за недотримання вимог? Чи часто ви не виконуєте нормативні вимоги? Понесені збитки не тільки фінансові, а й репутаційні. Недотримання стандартів псує імідж вашого бізнесу та негативно впливає на кінцевого споживача. 

3. Відсутність кількісних і відстежуваних даних для аналізу 

Перевірки процесів пов’язані з послідовним аналізом результатів, але це стає неймовірно складно без упорядкованих і довідкових даних. Сортування пачок паперу, які часто рясніють незрозумілими спостереженнями, займає багато часу та зменшує цінність перевірок. 

Рішення: системи безпаперової перевірки

Рішення для цифрової перевірки охоплюють безліч основ, коли справа доходить до боротьби зі звичайними підозрюваними в непроходженні оцінки ефективності. Перехід на систему без паперу дає вам багатогранне рішення.

1. Економічність і ефективність часу

Традиційні системи перевірки — це неймовірно схильний до помилок лабіринт паперу. Як наслідок, звіти, як минулі, так і теперішні, часто нерозбірливі, у них відсутні візуальні докази та важливі дані, такі як позначки дати, часу та місця. 

Критичні критерії ігноруються або важко відстежити зміни правил чи інструкцій. Автоматизовані перевірки дозволяють використовувати стандартизований контрольний список, який автоматично заповнює основні дані, такі як позначки часу та дати, а також GPS-координати. 

Крім того, програмне забезпечення перевірки ефективності полегшує швидкий запис спостережень і дозволяє додавати візуальні докази до звітів. Зіставлення та посилання на дані в будь-який момент під час перевірки є нескладним, а також значно скорочує потреби в сховищі для фізичних копій, заощаджуючи час і гроші. 

2. Доступність і безпека даних

Фізичні копії звітів важко зберігати та відстежувати, оскільки вони більш уразливі до крадіжки та фізичного пошкодження. Втрата даних робить інспекції та процес аналізу даних практично марними в обох випадках. 

Завдяки безпаперовим перевіркам усі дані шифруються та зберігаються в хмарі  доступній для тих, хто має повноваження в будь-який момент часу, але захищений від можливих порушень даних. Не варто недооцінювати силу безпечних і легкодоступних даних.

3. Вища віддача від інвестицій  

Застосування цифрових рішень є чудовою практикою оперативного управління та дозволяє ширше охоплювати перевірки подій компанії. Крім того, висока рентабельність інвестицій зазвичай стає помітною через кілька місяців після впровадження нового програмного забезпечення. 

Переваги значні: екологічне рішення значно скорочує витрати на зберігання, а оцінки та рішення в реальному часі зменшують випадки невідповідності, тим самим зменшуючи штрафи. 

Крім того, адаптивність безпаперових рішень забезпечує динамічність перед обличчям змін нормативних актів, а також більш просту аналітику, скорочуючи час і зусилля на надлишкові завдання. Співробітники також більш сприйнятливі до спрощеного процесу перевірки.

4. Зниження ризику

Вибір безпаперових перевірок забезпечує відстеження помилок у реальному часі та призначає завдання та терміни, що дозволяє працівникам нести відповідальність і мінімізувати помилки.  

Це зменшує ризики, забезпечуючи негайне вжиття коригувальних дій і дотримання правил. Крім того, створюється здорове робоче середовище як позитивний побічний ефект, який одночасно підвищує рівень моралі та продуктивності.

5. Точність даних та звітів

Звіти, які формуються після безпаперових перевірок, набагато детальніші та надійніші. Ці звіти можна легко сортувати та каталогізувати відповідно до вимог, а також використовувати дані з попередніх звітів, щоб допомогти у відстеженні продуктивності та ретроспективному аналізі.