Важливість зобов’язань керівництва для ефективних систем управління ISO

Однією з ключових вимог основних стандартів системи управління ISO є лідерство та відданість вищого керівництва. У цьому блозі пояснюється, чому це так важливо під час розробки, впровадження та підтримки системи управління, наслідки відсутності участі вищого керівництва та які докази можна використати, щоб продемонструвати участь керівництва під час внутрішнього аудиту.

Ефективне лідерство, безсумнівно, є однією з найважливіших якостей на робочому місці, оскільки воно може визначити успіх бізнесу. Його можна описати як здатність впливати на інших і заохочувати їх, ризикувати, діяти рішуче, ефективно спілкуватися, і список можна продовжувати. Майже кожна ситуація в бізнесі вимагає від лідера зміни поведінки відповідно до переважаючих обставин, що безпосередньо сприятиме успіху будь-якого бізнесу. Але як ви можете переконатися, що відданість керівництва втілиться в проекти вдосконалення бізнесу, такі як впровадження стандарту системи управління ISO?

Лідерство та відданість є ключовими вимогами до всіх основних стандартів системи менеджменту ISO, що є життєво важливим внеском у процес готовності до сертифікації та підтримки. Його важливість підсилюється зверху вниз у кожному основному стандарті, оскільки система менеджменту має бути узгоджена з бізнес-цілями , які зазвичай формуються вищим керівництвом.

Наприклад, у сімействі стандартів ISO 9000 вище керівництво визначається як особа або група людей, які керують організацією та контролюють її на найвищому рівні. Вони повинні гарантувати, що вимоги обраного стандарту, його політики та цілі відповідають стратегічному контексту та напрямку бізнесу.

Серед інших тем, пункт 5.1 стандарту ISO 9001 на систему управління якістю визначає, що вище керівництво повинно демонструвати лідерство та відданість шляхом :

• Прийняття підзвітності та відповідальності за ефективність системи управління якістю, забезпечення її відповідності меті;
• Забезпечення встановлення політики та цілей для передбаченої системи управління;
• Інтеграція системи управління в існуючі процеси організації;
• Сприяння використанню процесного підходу та мислення, заснованого на ризику;
• Повідомлення про важливість дотримання стандарту та його вимог;
• Залучення, спрямування та підтримка працівників та інших зацікавлених сторін для сприяння ефективності Системи управління якістю; і
• Сприяння культурі постійного вдосконалення.

Розробка та впровадження будь-якої Системи Управління є масштабним завданням для будь-якого бізнесу, яке іноді може бути досить складним. Тому, само собою зрозуміло, має бути повна підтримка керівництва протягом усього процесу, як описано вище. Однак залучення керівництва з боку вищого керівництва надто часто ігнорується, що спричиняє значні проблеми з впровадженням системи та може стати проблемою, що виникає під час внутрішнього та зовнішнього аудиту підприємства.

Що таке система управління?

Система управління — це набір взаємопов’язаних та взаємодіючих елементів організації для встановлення політики та цілей, а також процесів для досягнення цілей. Задокументована інформація системи управління, як правило, містить політики, процеси, процедури та шаблони, які визначають, як бізнес управляється та працює для досягнення його цілей. Система менеджменту також може відповідати вимогам одного або кількох стандартів системи менеджменту ISO.

Що відбувається, коли керівництво не підтримує систему управління бізнесом?

Незважаючи на те, що рішення про впровадження одного або кількох стандартів системи управління ISO для отримання сертифікації здебільшого приходить від вищого керівництва, зазвичай виявляється, що їхня участь на цьому закінчується.

Положення про лідерство та зобов’язання в основних стандартах системи менеджменту ISO часто зрештою нехтують, оскільки вище керівництво покладається виключно на своїх співробітників у розробці та впровадженні системи менеджменту для них. У деяких випадках топ-менеджмент навіть не відвідує їхні внутрішні або зовнішні аудити, тому що вони не поставили своїм пріоритетом ознайомлення з новою системою управління або участь у будь-якій частині процесу.

Без участі вищого керівництва протягом усього процесу сертифікації можуть виникнути деякі згубні наслідки , які можуть вплинути не лише на сертифікацію, але й на бізнес загалом. Деякі з них включають:

• Подовження термінів і збільшення витрат через затримку відповіді з боку осіб, які приймають рішення, наприклад вищого керівництва, яке самоусунулося від процесу.
• Неточне відображення бізнес-цілей . Співробітники, які розробляють систему менеджменту, можуть відчувати, що їм потрібно «заповнити прогалини» та створити політику, цілі та завдання, які часто не відповідають баченню організації, встановленому вищим керівництвом. Це відбувається через брак зобов’язань, комунікації та лідерства протягом усього процесу впровадження, що зрештою призведе до затримки процесу або призведе до того, що система не працюватиме для бізнесу.
• Перевантажені та збентежені працівники , оскільки немає достатнього керівництва та підтримки з боку вищого керівництва. Співробітники витрачають дорогоцінний час на цей проект, а не на роботу, на яку їх найняли, і виявляються перевантаженими рішеннями, які повинні прийматися вищим керівництвом, що призводить до відсутності мотивації. Підприємству може бути важко втримати працівників і ризик втратити працівниками знання системи управління разом із плинністю кадрів.
• Багатоконфліктні системи управління . Це є наслідком недостатнього знання топ-менеджменту та прийняття системи управління, де деякі люди все ще можуть використовувати стару версію системи управління бізнесом, яку слід було замінити. Це заважатиме стратегічним планам і цілям організації, оскільки існує плутанина щодо того, яку систему використовувати та на яку посилатися. Дубльована та/або застаріла документація також призведе до втрати часу, оскільки співробітникам, можливо, доведеться записувати дані в обидві системи управління.
• Недотримання Сертифікації . Без підтримки та регулярних вказівок з боку вищого керівництва політики та процедури залишатимуться знехтуваними та забутими, доки не стане надто пізно, що загрожує призупиненням або скасуванням сертифікації під час щорічних наглядових аудитів. Якщо бізнес втрачає сертифікацію, це означає, що він може втратити роботу та важливі джерела доходу, оскільки він може більше не відповідати вимогам контракту щодо тендерів, грантів або клієнтів.

Як вище керівництво може продемонструвати підтримку керівництва під час впровадження та підтримки системи управління?

Само собою зрозуміло, що бізнес не може успішно працювати день у день без ефективного керівництва з боку вищого керівництва. Тож чому було б інакше під час розробки, впровадження та підтримки нової системи управління в бізнесі?

Участь вищого керівництва в цьому процесі має вирішальне значення, щоб гарантувати, що політика, процедури та цілі Системи менеджменту безпосередньо відповідають стратегічному напрямку бізнесу. Найвище керівництво несе відповідальність за повідомлення про це команді та забезпечення правильного дотримання цих політик і процедур для досягнення бізнес-цілей і стратегічних цілей. Слід проводити регулярні перевірки співробітників, щоб переконатися, що система управління була ефективно інтегрована в існуючі процеси організації.

Ефект «подання прикладу» також застосовний і тут: кожна особа сприйматиме політику та процедури так само серйозно, як це робить керівництво. Це особливо чутливо, оскільки розробка та впровадження Системи менеджменту може бути складним процесом, який вимагає мотивації та заохочення до та після отримання Сертифікації.

Нижче наведено деякі з дій, які вище керівництво має вжити на практиці для підтримки ефективного впровадження та використання Системи менеджменту:

• Активна участь у прийнятті рішень щодо Системи управління, підтримка її розгортання та просування її порядку денного.
• Заохочуйте команду досягати цілей, запропонованих стандартом. Наприклад, із системами управління якістю ISO 9001 це може передбачати виконання вимог клієнтів, нормативних і законодавчих вимог.
• Визначте та повідомте політику. Схвалення вищого керівництва має життєво важливе значення для встановлення Системи управління як пріоритету для всіх співробітників і зацікавлених сторін.
• Забезпечте наявність відповідних ресурсів для впровадження та підтримки Системи управління.
• Перегляньте продуктивність системи управління та внесіть будь-які необхідні коригування.

Забезпечуючи узгоджену роботу системи менеджменту з бізнес-процесами організації, організація не лише відповідатиме вимогам стандарту ISO, але й забезпечить усі переваги роботи з ефективною системою менеджменту. Зменшення витрат, підвищення продуктивності, культура постійного вдосконалення та покращення морального стану персоналу – лише деякі з цих переваг.

Як ви можете підійти до положення про лідерство та зобов’язання під час проведення внутрішніх аудитів?

Під час навчання, щоб стати внутрішнім аудитором систем менеджменту ISO, важливо зрозуміти, як підійти до положення про лідерство та зобов’язання під час аудиту. Переконайтеся, що ви шукаєте послідовні докази «практичного» підходу вищого керівництва. Це слід оцінити під час співбесід з персоналом і керівництвом; ключові запитання, такі як наведені нижче, мають допомогти вам:

• Як встановлюються політика та цілі?
• Як вони узгоджуються з бізнес-стратегією та організаційним контекстом?
• Як політика, процедури та бізнес-цілі доводяться до відома в організації?
• Як вимоги стандарту(ів) системи управління ISO інтегровані в бізнес-процеси?
• Які ресурси були для цього визначені?
• Як ви пропагуєте важливість ефективної системи управління в бізнесі?
• Які є ініціативи для заохочення постійного вдосконалення?
• Чи можете ви навести кілька прикладів відданості керівництва та зусиль?

Інші докази участі вищого керівництва можна знайти в:

• Огляд керівництва, в межах протоколу наради;
• Бізнес-стратегічні плани та зустрічі;
• Інформація, розміщена на сайтах організацій; і
• Річні звіти, наприклад звіти про цілі, цілі та цілі.

Курс внутрішнього аудитора систем менеджменту – це практичний курс, який вивчає, як проводити ефективні внутрішні аудити відповідно до основних стандартів систем менеджменту ISO. Натисніть тут , щоб дізнатися більше, або зателефонуйте нам за номером +38044 495 76 83 , щоб дізнатися більше.