Процесно-орієнтований підхід до управління

Суть процесного менеджменту полягає в уявленні про те, що кожна організація має систему взаємопов’язаних процесів, кожен з яких впливає на досягнення цілей організації. Щоб відповідати їм, необхідно визначити елементи, які складають процесний підхід .

Структурне визнання процесного підходу (процес як об’єкт побудови організації)

У цьому відношенні процесний підхід полягає у ідентифікації пов’язаних видів діяльності та визначенні їх взаємозалежностей. Це стосується організації, в якій усі процеси взаємопов’язані на кожному рівні управління, а також для всіх функцій управління та функціональних областей. Це вказує на зв’язок із системною теорією . Системність слід розуміти як розгляд елементів, властивостей і зв’язків для будь-якої проблеми в причинно-наслідкових зв’язках, як внутрішніх і зовнішніх залежностей по відношенню до середовища.

Тому сутність системного мислення зосереджена на тому, як об’єкт взаємодіє з іншими елементами системи, до якої він належить. Таким чином, можна сказати, що процеси формують основу системного підходу до управління, що означає виявлення, розуміння та управління взаємопов’язаними процесами організації системним чином і на основі розуміння ідеї системи та ролі процесів, які роблять вдосконалити систему управління.

У такому дусі належним чином створена система управління на основі процесів повинна мати такі характеристики:

• згуртованість – може реагувати на зовнішні подразники,
• ефективність – наскільки реалізовано заплановані дії та досягнуто запланованих результатів,
• ефективність – визначає співвідношення між досягнутими результатами та використаними ресурсами,
• синергія – в цілому система – це більше, ніж набір окремих видів діяльності, які її складають,
• профілактика – система, спрямована на запобігання виникненню проблем, а не тільки на усунення їх наслідків.

Функціональний підхід (планування, організація, керівництво, контроль)

У цьому відношенні процесний підхід розглядається в контексті класичних функцій менеджменту, тобто планування, організації, керівництва та контролю . Згідно з ними, управління процесами планує структуру процесів, організовує (групує, координує) діяльність і ресурси, мотивує співробітників на досягнення цілей процесу і контролює ступінь їх досягнення. Такий підхід означає зв’язок управління процесами з управлінням людськими ресурсами (наприклад, відбір співробітників, спосіб мотивації) і необхідність здійснення контрольної функції у функціональній сфері організації.

Щоб ефективно керувати процесами, визначення їх у вашій організації є необхідною умовою, але недостатньою. Відповідно до контрольної функції класичної школи менеджменту необхідно забезпечити відповідність запланованої фактичної діяльності. Отже, контроль пов’язаний із цілями, означає, що управління процесами зосереджено на досягненні цілей організації шляхом контролю та вдосконалення процесів.

Контроль може здійснюватися за такими показниками, як ефективність або ефективність. Чітко сформульована мета з кінцевим терміном стає стандартом ефективності, який дозволяє оцінити ваш прогрес і вжити всіх заходів, необхідних для того, щоб усі ресурси вашої організації використовувалися найбільш ефективно для досягнення корпоративних цілей. Сучасна компанія, організована за принципом процесу, покликана підвищити ефективність усіх видів діяльності, результатом яких є збільшення цінності для клієнта.

Метою управління процесами у функціональному підході є:

• «підвищення ефективності людської діяльності шляхом структурування діяльності за критерієм створення доданої вартості,
• структурування діяльності шляхом визначення: діяльності, рішень, документації та їх потоків,
• опис процесу на підприємстві в динамічній системі, яка враховує фактор часу,
• опис процесу на підприємстві в просторовому розташуванні, тобто розподіл відповідальності за кожен елемент процесу на окремі організаційні підрозділи підприємства,
• домінуючу роль клієнта».

Структурний підхід (елементи організаційної структури)

У цьому відношенні процесний підхід відноситься до елементів організаційної структури. Правила управління, запропоновані роботою Ф. Тейлора, зібрані в напрямку, відомому як наукова організація роботи, базувалися на розподілі праці та організаційній структурі, побудованій навколо функцій, де діяльність здійснювалася функціональними структурами, які не співпрацювали, переслідуючи окремі цілі, часто непослідовні зі стратегічними цілями компанії.

Майже 100 років потому М. Хаммер (творець BPR) передбачає, що корпорація 21 століття буде побудована навколо процесів, а не навколо функцій.

У функціональному підході, як елементи організаційної структури, функції управляються окремо, організація має характеристики силосу з низькою здатністю координації та низькою орієнтацією на ринок. Функціональний підхід сприяє ускладненню інтеграції та комунікації між відділами, що призводить до неефективного управління організацією, обмеження її функціонування. Оскільки бізнес-менеджери зосереджені на процесному підході, організація повинна зосереджуватися на процесах, а не на посадах, функціях або завданнях, покладених на співробітників. Вся організація створює команду, окремі осередки якої не конкурують між собою, а підтримують одна одну під час реалізації процесів. Таким чином, організація відходить від розгляду організаційних підрозділів або робочих місць як джерела свого успіху.

Усунути функціональний підхід нелегко,

оскільки, що стосується ресурсів, які використовуються, створення груп функціональної підтримки для кожного окремого процесу вимагає розподілу функцій для кожного процесу. Це дорого, якщо не можна забезпечити високе завантаження завдань відповідних спеціалізованих осередків; економічні міркування сприяють збереженню структур функціонального типу.

Співіснування двох структурних вимірів створює атриксну структуру організації.

Фахівці, які вивчають матричні структури, виявили, що «надання однакової потужності горизонтальним і вертикальним лініям не дає хороших результатів. Щоб організація працювала, одна з них завжди повинна займати домінуючу позицію». Таким чином, наявність функціональної організаційної структури не обов’язково означає повну відсутність процедурної структури.

Предметний підхід (ресурси, задіяні в процесі)

Цей підхід аналізується в контексті ресурсів .

Класичними факторами виробництва в економіці є праця, капітал і земля.

Тому врахування людських ресурсів, фінансових ресурсів та основних фондів, які беруть участь у процесі, буде предметом процесного підходу.

Аналіз розглянутого процесного підходу слід розпочати з того, що в організації вище керівництво, виконуючи роль прийняття рішень, розподіляє ресурси та розподіляє відповідальність. У контексті процесного підходу він призначає свого власника для кожного процесу, визначеного в організації.

Ця роль надзвичайно важлива, оскільки вона об’єднує повноваження влади та відповідальність за процес (тому серед деяких дослідників існує концепція, що для власника процесу важливо бути представником керівництва в організації.

Власник уповноважений вищим керівництвом призначати ресурси для процесу, оскільки особа, яка керує процесом, знає його потреби.

У літературі зазначено, що встановлена ​​роль власника процесу та залучення вищого керівництва є ключовим фактором успіху для результатів процесного підходу.

Таким чином, щодо вищезазначених факторів виробництва в класичному розумінні в області фінансових ресурсів і основних фондів, їх розподіл за процесами є очевидним, тобто розподіл відбувається на основі потреб, необхідних для досягнення цілей, встановлених процесом, тоді як у сфері людських ресурсів процесний підхід вимагає додаткового розгляду:

• чи були визначені ролі в процесі та як люди розподіляються на ці ролі,
• чи мають працівники відповідні компетенції та чи забезпечує їх організація,
• чи керує організація знаннями і як вона передає їх,
• чи налагоджена ефективна комунікація,
• чи мотивовані співробітники,
• чи встановлені кар’єрні шляхи процесу,
• чи налагоджена командна робота,
• чи встановлено повноваження,
• або вище керівництво підтримує впровадження процесів.

Якщо підсумувати представлені підходи, процесний підхід складається з:

• ідентифікація процесів, визначення послідовностей і зв’язків між ними,
• встановлення структури процесу,
• нагляд за процесами шляхом моніторингу ефективності та ефективності процесів,
• вдосконалення процесу,
• розподіл ресурсів навколо процесів.