✕
просп. Берестейский, 62-Б +38 050 070 49 28

Секрет ефективного управління невідповідностями

Ми часто стикаємося з системами управління, де всі невідповідності реєструються, подаються на аналіз першопричин і дається план коригувальних дій. Але чи всі випадки однакові? Чи з усіма ними слід поводитись однаково?

Метою невідповідностей є виявлення та виправлення відхилень у процесах, а також запобігання їх повторенню. Вони можуть виникати різними способами: серед інших ситуацій через скарги клієнтів, або під час аудиту.

Часто подіям приділяється однакова увага, і немає різниці між критичними та некритичними подіями. Хоча спочатку це може спрацювати, у довгостроковій перспективі це може бути шкідливим. Прийняття однакового підходу до всіх подій може замаскувати критичні події, а також перевантажити та скомпрометувати систему управління.

Здатність ідентифікувати випадки, які легко виправити, є важливим кроком до прискорення процесу та підвищення його ефективності.

Як класифікувати невідповідності за критичністю

Зазвичай усунення невідповідностей здійснюється відповідно до послідовності, в якій вони виникають. Однак багато з них не становлять загальної загрози для компанії.

Тут на допомогу приходить управління ризиками. Воно допомагає призначати різні критерії подіям, коли вони надходять у систему, наприклад серйозність, терміновість, тенденція чи частота. Призначивши ці критерії, ви можете визначити рівень пріоритету для кожної невідповідності.

Це гарантує, що ви можете чітко визначити, які з них є найбільш шкідливими для компанії, а на які слід негайно звернути увагу.

Що стало причиною невідповідності?

Ознайомившись із пріоритетами, наступним кроком буде зрозуміти, як виконувати аналіз першопричини. Цей процес допомагає досліджувати та класифікувати першопричини, які можуть мати наслідки для систем управління якістю , систем управління навколишнім середовищем, здоров’я та безпеки та систем управління активами тощо.

На цьому етапі можна застосувати такі інструменти, як діаграма Ісікави (також відома як діаграма «риб’яча кістка»), 5 причин і FTA (аналіз дерева несправностей).

Використовуючи ці інструменти, ви можете визначити не тільки те, що сталося і як виникла невідповідність, але й чому це сталося. Тільки після визначення причин можна вказати заходи щодо усунення.

Як ви визначаєте план коригувальних дій?

План дій передбачає ідентифікацію людей, які беруть участь у кожній ролі, і, після цього, призначення результатів і дій, які слід виконати, щоб кожна коригувальна дія могла бути успішно реалізована.

Використання робочих процесів і розумних бізнес-правил допомагає спростити цей процес, забезпечуючи своєчасне досягнення ваших цілей. На цьому етапі часто використовується інструмент 5W2H . Кожну дію слід планувати, відповідаючи на таку послідовність запитань:

  • Що? (What?)
  • Коли? (When?)
  • Хто? (Who?)
  • Де? (Where?)
  • Чому? (Why?)
  • Як? (How?)
  • Скільки? (How much?)

Маючи на руках цю інформацію, план дій можна реалізувати.

Проведення перевірки ефективності

Після завершення виконання коригувальних дій настав час перевірки ефективності. Цей крок зазвичай відбувається протягом періоду часу, який коливається від тижнів до місяців після виконання дій.

Знову в гру вступає управління ризиками. Інтеграція між коригуючими діями та управлінням ризиками допомагає гарантувати, що дії відповідають параметрам ризику на етапі планування. Якщо виконані дії задовольняють цим параметрам, це означає, що дії були ефективними. В іншому випадку план дій потрібно буде планувати та впроваджувати заново.

Невідповідність є важливим інструментом постійного вдосконалення. Досягнення досконалості в управлінні невідповідностями вимагає, щоб ви дотримувались правильних кроків, виконували кожну дію з максимальною ефективністю та впроваджували процес постійного вдосконалення. Для подолання цих труднощів навчання персоналу має вирішальне значення.