Гнучкі методології для управління проектами

Ми всі знаємо, що таке управління проектами, чи не так? Це планування, організація та виконання конкретної ініціативи або групи пов’язаних завдань протягом їх життєвого циклу. Управління проектами є важливим для великих організацій, оскільки воно допомагає:

• Переконатись, що всі працівники, залучені до проекту, та знають про свої обов’язки
• Підвищити рівень продуктивності серед працівників
• Посилити контроль якості, надавши членам команди право власності на різні частини проекту
• Підвищити рівень задоволеності клієнтів завдяки впровадженню безперервного вдосконалення впродовж проєкту.

Але що таке гнучке управління проектами?

Agile – це фреймворк управління проектами, який розділяє план проекту на більш керовані частини, які називаються спринтами. Це ітеративний підхід, який фокусується на меншій кількості результатів за коротший проміжок часу, що дозволяє отримати зворотній зв’язок від зацікавлених сторін між сесіями планування спринту. Він також заохочує ретроспективу спринтів, яка допомагає командам вчитися на своїх успіхах і невдачах.

Гнучка методологія управління проектами вперше стала популярною в гнучкій розробці програмного забезпечення. Гнучкий процес розробки став галузевим стандартом, оскільки він допомагає командам кодувальників і розробників адаптуватися до “гнучкого підходу”, надаючи робоче програмне забезпечення невеликими кроками. Пізніше гнучка методологія стала популярною далеко за межами своєї початкової сфери екстремального програмування та розробки додатків.

Організації, які використовують гнучкі методології управління проектами, збільшують швидкість виконання, ефективніше співпрацюють і краще адаптуються до мінливих умов.

Ризики гнучкого управління проектами

Незважаючи на численні переваги гнучкого підходу, гнучкі проекти не завжди бувають успішними. Важливо знати про те, що може зірвати гнучкий проект.

Погане планування

Планування гнучкого проєкту потребує часу, і залежно від обсягу роботи, яку вже має співробітник, він може не витратити стільки часу, скільки потрібно на етапі планування. Це може призвести до незадовільного досвіду для всіх членів команди. Один із способів подолати цю проблему – заздалегідь розробити спеціальний командний план виконання кожного проекту, а також надати вичерпну документацію та дорожню карту для кожного працівника.

Брак підтримки

Для того, щоб гнучке управління проектами працювало, всі члени команди повинні бути на борту і виконувати свою частину роботи протягом циклів розробки. Перешкодою, яка може виникнути при впровадженні гнучкого фреймворку, є співробітники, які чинять опір змінам і відмовляються використовувати нове програмне забезпечення та стратегії управління проектами. Менеджери можуть допомогти подолати цю перешкоду, розповідаючи про численні переваги гнучкого управління проектами та надаючи підтримку своїм співробітникам під час переходу на нову систему.

Переваги та вигоди гнучкого управління проектами

Для бізнесу легко стати самовдоволеним і дотримуватися систем управління проектами, які вони використовували десятиліттями. Ці більш стандартні методи іноді називають управлінням проектами за принципом водоспаду. Однак є багато причин, чому компанія може захотіти переглянути свої поточні практики і перейти на використання гнучкого управління проектами, наприклад, однієї з методологій розробки, перерахованих вище.

• Покращена гнучкість та адаптивність

Оскільки багато гнучких проектів розбиваються на менші частини, співробітники мають більше шансів скоригувати свої процеси в процесі роботи. Гнучкі процеси часто навіть включають етапи, коли члени команди витрачають деякий час на те, щоб запитати зацікавлених сторін, чи є щось, що вони могли б зробити по-іншому. Іноді це називають спринт-оглядом.

• Більш тісна співпраця між членами команди

Іноді робота в команді та співпраця з іншими людьми є найскладнішою частиною роботи. Гнучке управління проектами може допомогти членам команди подолати перешкоди в роботі з іншими, оскільки воно має методи комунікації та співпраці, вбудовані в його процеси.

• Більше прозорості

Зацікавлені сторони часто хочуть знати, на якій стадії життєвого циклу знаходиться проект. Коли компанія використовує гнучке управління проектами, зацікавлені сторони можуть краще бачити, на якому етапі перебуває їхній продукт і чи є якісь проблеми, які співробітники повинні вирішити перед тим, як доставити продукт. Завдяки своїй візуальній природі, методологія Kanban є особливо корисною для забезпечення прозорості та видимості проектів.

• Посилення уваги до клієнта

Деякі компанії виробляють товари або надають послуги і ніколи не знають, наскільки сподобався продукт клієнту, доки не отримають його. Натомість гнучкий підхід до управління проектами передбачає залучення клієнта до всього процесу створення товару чи послуги. Це означає, що клієнти мають право голосу щодо того, як компанія розробляє свій продукт, що призводить до того, що продукт має більшу цінність для клієнта.