Як планувати аудит інтегрованої системи менеджменту

Знання того, як планувати аудит IMS, є невід’ємною та фундаментальною частиною роботи будь-якого спеціаліста з систем управління. Це пояснюється тим, що хороші аудити є важливими для забезпечення відповідності процесів організації вимогам стандартів, яким вона прагне відповідати, і досягнення стратегічних цілей.

Таким чином, аудит планування включатиме серію навичок і заходів, спрямованих на одночасну координацію оцінювання різних стандартів – пізніше ми надамо приклади стандартів і систем управління. Крім того, гарне планування вимагає стратегічного та цілеспрямованого підходу, щоб забезпечити ефективний аудит усіх сфер без надмірностей чи прогалин.

Хоча це може здатися важким завданням, дотримуючись деяких основних кроків, можна оптимізувати цю роботу та забезпечити належне проведення аудитів — виявлення невідповідностей, пропонування покращень і надання чудових результатів для компаній. У сьогоднішньому матеріалі ми обговоримо, як планувати аудит IMS та основні кроки для ефективного планування. Давайте почнемо!

Цікавить сертифікація за стандартами ISO?

Заповніть контактну форму!

Крок 1: Визначення обсягу аудиту

Першим кроком у будь-якому хорошому аудиті є визначення його обсягу. На цьому етапі приймаються рішення про те, що буде перевірено, і нам потрібно визначити, на яких системах управління зосередитися.

Як правило, компанії прагнуть перевірити всі системи та стандарти одночасно, зменшуючи витрати та максимізуючи не лише час аудиту, але й можливість виявлення недоліків або можливостей покращення. З метою ілюстрації деякі приклади стандартів і систем управління включають:

Гарне визначення обсягу також визначає, які процеси підлягатимуть аудиту, і встановлює фізичні межі аудиту (наприклад, підрозділи, що перевіряються). Важливо узгодити сферу дії зі стратегічними цілями організації та результатами, яких прагне організація.

Крок 2: Вибір аудиторської групи

Особливо для інтегрованих систем управління дуже важливо ретельно підібрати групу аудиторів, оскільки можуть знадобитися різні сфери знань.

Виберіть кваліфікованих аудиторів з технічними знаннями відповідних систем управління та стандартів. Як правило, внутрішні аудити проводяться співробітниками організації; у цьому випадку важливо пам’ятати, що ці співробітники не можуть перевіряти власні процеси, що вимагає вищого рівня планування.

Крім того, доручіть своїм аудиторам залишатися неупередженими та забезпечувати незалежність від сфер, що перевіряються. Щоб досягти цього, вони повинні бути належним чином навчені як перевіреним стандартам, так і процесу аудиту (ISO 19011). За зовнішні аудити ця відповідальність лежить на органі сертифікації, в якому працюють кваліфіковані професіонали та спеціалісти.

Крок 3: Розробка плану аудиту

Коли мова йде про планування аудитів IMS, важливо розуміти, що план аудиту є наріжним каменем усього планування.

У плані аудиту ви визначаєте, як буде виконуватися процес аудиту, встановлюючи чіткий графік. Встановлюються дати, час і навіть тривалість аудиту. На цьому етапі ви також створюєте журнали аудиту — «шлях», яким аудитор пройде через компанію (охоплює процеси, сфери, відділи тощо). Це важливо не тільки для підготовки аудитора, але й для мінімізації впливу аудиту на щоденні операції.

На цьому етапі також зазвичай створюють контрольні списки або списки перевірки на основі вимог стандартів і процесів організації, що полегшує майбутні співбесіди та оцінювання. Крім того, ви вирішуєте, які методології використовуватимуться для найкращої оцінки процесів компанії, таких як співбесіди, перевірка документів, спостереження за процесами тощо.

Крок 4: Виконання аудиту

Коли все сплановано, настав час проводити аудит. На цьому етапі проводяться всі аналізи, оцінки та співбесіди. Під час зовнішнього аудиту частина цього процесу часто виконується дистанційно, коли аудитори переглядають документи онлайн. Тим не менш, частина процесу на місці передбачає кілька основних етапів, які включають:

Вступна зустріч: представити план аудиту, підтвердити деталі з аудиторською групою та офіційно розпочати процес з компанією.
Інтерв’ю та збір доказів: проводите інтерв’ю, спостереження та записуйте огляди для збору висновків аудиту.
Запис результатів аудиту: документуйте будь-які виявлені відхилення (невідповідності), спостереження або можливості для покращення.
Заключна нарада: представити попередні результати аудиту, висвітливши невідповідності (та інші висновки), і відповісти на будь-які запитання.

Крок 5: Написання аудиторського звіту

Нарешті, повинен бути виданий детальний аудиторський звіт із зазначенням зібраних доказів. У цьому звіті опишіть усі висновки, включаючи відповідність процесу, сильні сторони, невідповідності, можливості вдосконалення та спостереження.

Пізніше цей звіт слугуватиме основою для ініціювання коригувальних дій і планів дій, забезпечуючи належне вирішення кожної виявленої проблеми. Тому звіт повинен бути чітким і впевненим. Для невідповідностей, наприклад, він повинен містити невиконану вимогу, докази невідповідності (або її відсутності) та опис невідповідності.

Долучайтесь до закритого Клубу “Новий Рівень”

Запрошуємо доєднатись до спільноти однодумців в нашому телеграм-каналі. На вас чекає додаткова інформація по стандартам, вебінари ті інші події від TMS Ukraine!

Перейти

Як спланувати аудит IMS – мистецтво, яке дає результати

П’ять кроків, описаних тут, організовано в простий і дидактичний спосіб, щоб ви точно знали, що робити. Очевидно, що ці кроки можна розбити та налаштувати відповідно до вашої компанії, рутини та процесів. Однак, незважаючи на будь-які адаптації, найважливіше — переконатися, що ваш аудит добре спланований і виконаний з технічною ретельністю. Це пояснюється тим, що якісно проведені аудити є не лише нормативною вимогою, але й потужним інструментом постійного вдосконалення організації.

Дотримуючись цих п’яти кроків і використовуючи стратегічний і проактивний підхід, ваша компанія може перетворити аудит на конкурентну перевагу, підвищуючи стійкість у короткостроковій, середньостроковій і довгостроковій перспективі. Адже гарне планування не тільки забезпечує якісний аудит, але й зміцнює організаційну культуру, підвищує ефективність процесів і покращує загальні результати компанії!

Таким чином, знання того, як планувати аудит IMS, є фундаментальною частиною мистецтва управління системами. Метафорично це схоже на збір матеріалів для створення картини — кожен колір представляє вимогу, кожен мазок символізує підхід до перевірки, а кінцевий результат має відображати відповідність і постійне вдосконалення.