Документация для ISO 9001

Документация ISO 9001 – это основа любой системы менеджмента!

При внедрении системы менеджмента качества одним из основных требований является разработка, актуализация и применение документированной информации для обеспечения функционирования процессов компании.

Стандарт ISO 9001:2015 содержит как явные, так и неявные требования к различным документам. Но, стоит отметить, что разработать и внедрить документированную информацию – этого мало, необходимо также выполнять все то, что в ней содержится, а также регистрировать ее и сохранять.

Очень важно, чтобы документация не только соответствовала требованиям ISO 9001:2015, но и эффективно применялась. При создании системы менеджмента мы настоятельно рекомендуем Вам разработать документацию максимально простой, понятной и удобной для работы.

Какие документы необходимы?

Документация СМК может состоять из различных типов документов. Обычно, она включает в себя: политику в области качества, руководство по качеству, процедуры, инструкции, записи и т.п.

Иерархия СМК обычно представляется так:

Руководство по качеству. Данный документ перестал быть обязательным в соответствии с требованиями новой версии стандарта ISO 9001:2015. Однако, он удобен и многие компании продолжают им пользоваться, поэтому мы все равно включаем его сюда.
Политика в области качества. Документ декларативного характера, где четко и ясно формулируют общую политику компании, направленную на удовлетворение потребностей заказчика и постоянное улучшение. Из данного документа непосредственно следуют Цели в области качества. Политика также показывает уровень отношения Руководства компании к декларируемым ценностям.
Процедуры. В этих документах определяются правила и последовательность выполнения в Вашей организации установленных процессов. Описания процессов составляют основу документации ISO 9001.
Инструкции. В качестве инструкций могут быть любые документы, дающие детальные указания о выполнении каких-либо работ внутри отдельной процедуры. Например – должностные инструкции. Лучше всего создавать инструкции в форме изображений и блок-схем для удобства пользователей.
Записи. Документы, подтверждающие факт выполненных действий. Например, журналы регистрации, отчеты.

Как понять, что мы ничего не забыли? Нужно просто ВНИМАТЕЛЬНО изучить стандарт. Возьмите красную ручку, фломастер, карандаш и отметьте документы, на которые ссылается стандарт – ОРГАНИЗАЦИЯ ДОЛЖНА….

ISO 9001: 2015 содержит требования к содержанию вышеупомянутых документов, но стандарт НЕ ТРЕБУЕТ многих вещей, например:

не требует определенного формата или макета;
ссылка на каждый документ и форму не требуется;
нет требований относительно вводных параграфов к процедурам;
и, конечно же, нет требований о том, что документация должна быть сложной и трудной для понимания.

Кроме того, есть отличный вспомогательный документ ISO/TR 10013:2001 Guidelines for quality management system documentation, который очень полезен при документировании систем менеджмента. Новая версия которого ISO/DIS 10013 Quality management systems — Guidance for documented information, находится в разработке и будет утверждена в недалеком будущем.

Помните, документация должна быть проста для понимания и удобна для пользователя. Важность хорошей документации ISO 9001 невозможно переоценить – это первый шаг к совершенствованию процессов и операционному совершенствованию, в то время как «плохая» документация может привести к неэффективности и увеличению затрат.

Если Вы только начинаете путь внедрения и сертификации системы менеджмента качества – мы Вам в этом поможем! Академия TMS проводит обучения, на которых Вы можете детально ознакомиться с требованиями стандарта ISO 9001:2015, обсудить особенности документирования процессов и требований стандарта, логики разработки и развития системы менеджмента. Немаловажным фактором является возможность задать вопросы специалисту с многолетним опытом и пообщаться с представителями различных предприятий во время обучения.