Як отримати ISO 9001 сертифікат?
ISO 9001 є основним стандартом системи менеджменту. Сертифікація ISO 9001 надає зацікавленим сторонам об’єктивні докази того, що Ваша система управління якістю (СМЯ) функціонує результативно. В цій статті ми розберемо як отримати сертифікат ISO 9001.
Коли Ви вирішили отримати сертифікат ISO 9001, першим кроком має бути ознайомлення зі стандартом. Важливо отримати уявлення про вимоги та їх вплив на компанію. На нашому сайті розміщена корисна інформація, яка допоможе розібратися в основних питаннях, які виникають під час впровадження та подальшої сертифікації. Крім того, у нас є навчальні тренінги, де Ви не тільки пройдете навчання, але й зможете поспілкуватися та поставити всі питання, що цікавлять фахівці з багаторічним досвідом розробки, впровадження та сертифікації систем менеджменту, обговоріть особливості документування процесів та вимог стандарту, застосування ризик-менеджменту та логіки розробки та розвитку системи менеджменту.
Вирішивши впровадити стандарт ISO 9001, Ви можете зробити це самостійно або за допомогою консультанта. Зверніть увагу, що незалежно від того, чи плануєте ви впровадити ISO 9001 власними силами або найняти консультанта, навіть якщо консультант запропонує вам розробку та впровадження під ключ, настане момент, коли систему потрібно буде підтримувати і розвивати самостійно, і Вам буде необхідно, щоб до цього моменту Ваші співробітники були навчені та обізнані про методи, принципи та правила пов’язані зі стандартом.
Перед тим, як розпочати впровадження СМЯ, важливо проінформувати весь персонал про плани підготовки та проходження сертифікації на відповідність ISO 9001 і пояснити для чого це потрібно компанії та в чому користь для її співробітників.
Після того, як Ви заручитеся підтримкою співробітників та вищого керівництва, Ви зможете перевірити, наскільки Ваша компанія вже відповідає вимогам ISO 9001. На цьому етапі Ви повинні провести gap-analyse («аналіз прогалин»), тобто порівняти кожну вимогу з тим що є у вашій компанії. Для аналізу краще залучити зовнішніх компетентних фахівців, які допоможуть Вам у цьому питанні, підготують звіт та дадуть рекомендації щодо подальшого впровадження системи. Грунтуючись на аналізі прогалин та знаючи, які процеси потребують поліпшення, ви можете розпочати планування проекту впровадження ISO 9001.
Наступним кроком є дуже важлива частина процесу впровадження – розробка документації системи управління на відповідність вимогам ISO 9001 – основи Вашої системи управління якістю. Щоб відповідати вимогам стандарту ISO 9001 та пройти сертифікацію, ваша компанія повинна мати документацію, що відповідає всім вимогам стандарту та виконувати те, що визначено у документації, у повсякденній роботі. Однією з проблем, з якими ми стикаємося, є складна та заплутана документація, тому на етапі розробки необхідно приділити документації особливу увагу з погляду простоти та зручності користування користувачами.
Співробітники та керівники повинні ретельно дотримуватися правил, встановлених у розроблених документах, повинні бути належним чином проінструктовані та навчені, щоб розуміти вимоги, які до них належать та розуміти свою роль у СУЯ. Тому важливо активно залучати персонал у процес розробки СУЯ.
Після розробки та впровадження документації необхідно провести внутрішній аудит. Це не тільки одна з основних вимог стандарту, але й корисний інструмент, за допомогою якого Ви можете здійснити моніторинг СУЯ, щоб переконатися, що вона, як і раніше, ефективно впроваджується, а також виявити ризики та можливості для покращення. На цьому етапі Ви повинні перевірити, наскільки Ваша компанія відповідає вимогам, а також чи були усунені «прогалини».
Будь-який співробітник компанії може стати внутрішнім аудитором. Для цього необхідно пройти навчання та отримати сертифікат. Академія TMS проводить навчання за стандартом ISO 19011:2018 “Настанови з аудиту систем менеджменту” для внутрішніх аудиторів. За результатами внутрішнього аудиту має бути проведений аналіз функціонування системи з боку вищого керівництва та прийнято рішення про вихід на сертифікацію.
Далі Вам необхідно вибрати сертифікаційний орган та вирішити організаційні питання, пов’язані з виходом на сертифікацію. Компанія TMS є незалежним акредитованим органом із сертифікації. У своїй діяльності TMS ґрунтується на стандарті ISO 17021, документах IAF та внутрішніх процедурах, про які Вас повідомлять заздалегідь. Так, для отримання розрахунку вартості сертифікації та планування аудиту Вам необхідно заповнити заявку із зазначенням базової інформації про Ваше підприємство. Заповнюючи заявку Вам потрібно вказувати сферу дії Вашої системи (продукція, послуги, процеси, місцезнаходження) та заздалегідь підготуватись до укладення договору. Для планування аудитів органу сертифікації потрібен час, тому від початку подачі Вами заявки до аудиту може пройти від кількох тижнів до декількох місяців і приймати рішення про вибір органу сертифікації Ви можете заздалегідь.
Для отримання сертифіката необхідно пройти сертифікаційний аудит, який проводиться сертифікаційним органом у два етапи:
- аудит документації, під час якого аудитор перевіряє відповідність процесів компанії вимогам ISO 9001:2015.
- аудит на місці, в ході якого аудитор перевіряє, чи працює організація відповідно до документації та застосовних вимог ISO 9001:2015 в рамках заявленої сфери дії.
У разі успішного проходження сертифікаційного аудиту орган із сертифікації видає сертифікат ISO 9001 відповідності строком на 3 роки, який надалі може бути продовжений.
Важливо відзначити, що протягом дії сертифіката відповідності сертифікаційний орган повинен проводити наглядові аудити не рідше, ніж 1 раз на рік для підтвердження дії сертифіката та постійного вдосконалення системи менеджменту.